Haushaltsnahe Dienstleistungen in der WEG absetzen

Die Steuerfrage beginnt bei der Rechnung

Eure WEG mit 4 Einheiten lässt das Treppenhaus reinigen und einen defekten Türschließer reparieren. Beide Rechnungen zahlt die Gemeinschaft. In der Jahresabrechnung sieht Eigentümerin A nur „Hausreinigung 1.200 EUR“ und „Reparatur 600 EUR“. Sie möchte ihren Anteil in der Einkommensteuererklärung angeben. Reichen diese Zeilen?

Für die Steuerermäßigung nach § 35a EStG braucht sie mehr Details. Welche Arbeiten wurden im oder am Haushalt ausgeführt? Wie hoch sind die Arbeitskosten? Welcher Anteil entfällt auf ihre Wohnung? Wurde die Rechnung auf ein Konto bezahlt? Diese Fragen solltet ihr beantworten können, bevor ihr eine Bescheinigung ausstellt. Eine pauschale Zahl „steuerlich absetzbar“ ohne Belege hilft weder Eigentümern noch Mietern.

Der Gesetzestext unterscheidet haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen. Die Ermäßigung wird von der tariflichen Einkommensteuer abgezogen, nicht vom zu versteuernden Einkommen. Das ist keine Garantie auf Auszahlung: Wer keine entsprechende Einkommensteuer schuldet, kann die Ermäßigung nicht beliebig als Erstattung erhalten. Dieser Artikel bietet Orientierung, keine Steuerberatung.

Welche Leistungen können zählen?

Typische haushaltsnahe Dienstleistungen sind Tätigkeiten, die auch Mitglieder des Haushalts erledigen könnten: laufende Reinigung der Gemeinschaftsflächen, Gartenpflege oder Winterdienst. Handwerkerleistungen betreffen Renovierung, Erhaltung und Modernisierung, etwa eine Reparatur im Treppenhaus. Die genaue Einordnung prüft ihr anhand der Rechnung und des Leistungsorts.

Die Finanzverwaltung nennt auch bei einer von der WEG angestellten geringfügig beschäftigten Reinigungskraft eine mögliche Begünstigung als haushaltsnahe Dienstleistung. Das ist nicht mit dem Haushaltsscheck für einen privaten Einzelhaushalt gleichzusetzen. Für die konkrete Personalabrechnung fragt die Minijob-Zentrale oder eure Steuerberatung.

20 %: Welche Grenzen gelten?

Nach § 35a Abs. 2 EStG beträgt die Steuerermäßigung für haushaltsnahe Dienstleistungen 20 % der begünstigten Aufwendungen, höchstens 4.000 EUR pro Jahr. Für Handwerkerleistungen nach Abs. 3 sind es ebenfalls 20 %, höchstens 1.200 EUR. Diese Grenzen gelten je Steuerpflichtigem beziehungsweise Haushalt nach den gesetzlichen Regeln, nicht je WEG. Der besondere Höchstbetrag für einen privaten Haushalts-Minijob nach Abs. 1 passt nicht automatisch auf eine Beschäftigung durch die WEG. Die Einordnung einer WEG-Beschäftigung sollte anhand der Finanzverwaltungsregel und der konkreten Abrechnung geprüft werden.

Nach Abs. 5 zählen bei Dienstleistungen und Handwerkerleistungen nur Arbeitskosten. Materialkosten fallen heraus. Rechnung und Zahlung auf das Konto des Leistungserbringers sind Voraussetzung. Eine Barzahlung an einen Helfer kann also die Begünstigung verhindern. Dieselben Aufwendungen dürfen nicht zugleich als Werbungskosten, Betriebsausgaben oder in anderen genannten Abzugskategorien angesetzt werden.

So erstellt ihr einen brauchbaren Nachweis

Nach den Hinweisen der Finanzverwaltung reicht es, wenn eure Jahresabrechnung die begünstigten Arbeits- und Fahrtkosten getrennt ausweist und den Anteil jeder Einheit errechnet. Habt ihr einen Verwalter bestellt, kann er stattdessen eine Bescheinigung nach dem amtlichen Muster ausstellen. Für eine kleine WEG reichen klare, prüfbare Zeilen:

1. Leistung und Rechnung erfassen. Nennt Firma, Datum, Tätigkeit und Gesamtbetrag.
2. Arbeitskosten ausweisen. Übernehmt den Arbeitsanteil aus der Rechnung. Schätzt Material nicht selbst heraus.
3. Zahlung belegen. Bewahrt Kontoauszug oder Überweisungsnachweis bei der Rechnung auf.
4. Anteil berechnen. Verwendet den für die Kosten gültigen WEG-Schlüssel und dokumentiert ihn.
5. Kategorien trennen. Dienstleistungen und Handwerkerleistungen gehören in getrennte Summen.

Die Tabelle ist eine Illustration. Bei anderen Miteigentumsanteilen oder einem abweichenden Kostenbeschluss ändert sich der Anteil. Falls die Rechnung nur einen Pauschalbetrag nennt, bittet den Auftragnehmer um eine nachvollziehbare Aufteilung. Wie die WEG ihre Kosten verteilt, erklärt Verteilungsschlüssel verstehen. Im Kassenbuch der WEG sollten Rechnung und Zahlung zusammen auffindbar sein.

Rücklage, Sonderumlage und vermietete Wohnung

Die Zuführung zur Erhaltungsrücklage bezahlt noch keine konkrete handwerkliche Leistung. Wird später aus der Rücklage eine begünstigte Reparatur finanziert, prüft ihr deren Arbeitsanteil und den richtigen steuerlichen Zeitpunkt. Der steuerlich zutreffende Zeitpunkt kann von der bloßen Rücklagenzuführung abweichen. Lasst das Jahr bei größeren Beträgen steuerlich prüfen.

Auch eine Sonderumlage ist zunächst nur eine Finanzierung. Eine 2.000-EUR-Zahlung für die Dachreparatur ist nicht automatisch in voller Höhe begünstigt. Maßgeblich sind die spätere Rechnung, der Anteil der Arbeitskosten und die persönliche Zuordnung. Vermeidet doppelte Erfassung, wenn Vorschüsse und Endabrechnung in verschiedenen Jahren auftauchen.

1. 1Rechnung

   Tätigkeit, Leistungsort, Arbeits- und Materialanteil prüfen

2. 2Zahlung

   Überweisung aus dem WEG-Konto mit Beleg zuordnen

3. 3Verteilung

   gültigen Kostenmaßstab der konkreten Ausgabe anwenden

4. 4Bescheinigung

   Anteil je Wohnung und Kategorie getrennt ausweisen

Bei einer vermieteten Einheit kann die steuerliche Einordnung anders sein. Der Vermieter muss prüfen, ob Aufwendungen Werbungskosten sind; § 35a Abs. 5 schließt einen Doppelabzug aus. Trägt der Mieter begünstigte Leistungen über Betriebskosten, braucht auch er einen nachvollziehbaren Anteil. Eine WEG-Bescheinigung für den Eigentümer ersetzt nicht automatisch die mietrechtliche Aufstellung für den Mieter.

Häufige Fehler in kleinen WEGs

• Ein häufiger Fehler ist, alle Rechnungen mit „Hausmeister“ als begünstigt zu markieren. Ein Hausmeister kann reinigen, aber auch Verwaltungsarbeit erledigen oder Material kaufen. Trennt die tatsächlichen Tätigkeiten. Ebenso wenig reicht die Zahlung aus der Gemeinschaftskasse ohne Kontoauszug, wenn die unbare Zahlung später nicht mehr belegbar ist.

• Vermeidet außerdem pauschale Steuerbeträge auf Eigentümerabrechnungen. Die WEG kann begünstigte Aufwendungen bescheinigen, aber sie kennt nicht die gesamte persönliche Steuersituation jedes Eigentümers. Schreibt „Anteil an begünstigten Aufwendungen“ statt „sichere Erstattung“.

Vom WEG-Beleg zum persönlichen Betrag

Die Jahresabrechnung der Gemeinschaft hat einen anderen Zweck als die Steuererklärung des einzelnen Eigentümers. In ihr stehen Ausgaben und Verteilung nach den für die WEG geltenden Schlüsseln. Für § 35a braucht der Eigentümer zusätzlich eine Trennung nach Leistungsart und begünstigtem Arbeitsanteil. Das können dieselben Zahlen in einer ergänzenden Tabelle sein, solange der Weg zur Originalrechnung erkennbar bleibt.

Beginnt nicht bei der Summe des Hausgelds. Geht von jeder tatsächlich bezahlten Rechnung aus. Markiert erst die Art der Tätigkeit, dann den darin ausgewiesenen Arbeitsanteil und zuletzt den Anteil der jeweiligen Einheit. Fahrtkosten und Maschinenkosten können nach dem Merkblatt der Thüringer Finanzämter Teil des begünstigten Leistungsanteils sein; Material ist es nicht. Wenn eine Rechnung mehrere Tätigkeiten mischt, bittet den Betrieb um eine nachvollziehbare Aufteilung. Eine frei geschätzte Quote der Verwaltung ist kein verlässlicher Ersatz.

Eine WEG mit 4 Einheiten darf nicht automatisch durch 4 teilen. Maßgeblich ist der Kostenverteilungsschlüssel für genau diese Ausgabe. Wenn etwa nach Miteigentumsanteilen verteilt wird, können die Anteile voneinander abweichen. Prüft auch, ob eine Rechnung ausschließlich das Gemeinschaftseigentum oder einen nur einzelnen Eigentümer betreffenden Bereich betrifft. Die steuerliche Bescheinigung soll die wirkliche wirtschaftliche Belastung zeigen, nicht eine bequemere Rechengröße.

Die Bescheinigung lesbar gestalten

Das Landesamt für Steuern Niedersachsen erklärt, dass eine separate Bescheinigung nach dem amtlichen Muster genügt, wenn die Jahresabrechnung die Angaben nicht einzeln enthält. Praktisch heißt das: Ihr müsst die WEG-Abrechnung nicht mit Steuerdetails überfrachten. Eine kurze Anlage kann auf die Abrechnung verweisen und für jede Wohnung die begünstigten Aufwendungen ausweisen. Bewahrt die Berechnung intern so auf, dass jemand eine Zahl später bis zur Rechnung zurückverfolgen kann.

Eine gute Aufstellung nennt das Kalenderjahr, die Adresse und die Wohnung, die Kategorie nach § 35a, die Summe der berücksichtigten Kosten und den auf diese Wohnung entfallenden Anteil. Ihr könnt eine Zeile pro Rechnung und eine Summe pro Kategorie angeben. Wer nur die Gesamtsumme des Hauses schreibt, lässt dem Eigentümer die entscheidende Zuordnung offen. Die Finanzverwaltung hält im BMF-Schreiben ein Muster bereit; nutzt es als Orientierung für die Felder, auch wenn ihr die Daten aus eurer eigenen Buchhaltung erzeugt.

• Originalrechnung und Tätigkeitsbeschreibung liegen vor.
• Arbeits- und Materialkosten sind nachvollziehbar getrennt.
• Die WEG hat auf das Konto des Leistungserbringers gezahlt.
• Der passende Kostenverteilungsschlüssel ist dokumentiert.
• Dienstleistungen und Handwerkerleistungen stehen in getrennten Summen.
• Keine Rücklagenzuführung und keine bloße Sonderumlage wurde als Leistung eingetragen.

Bei einer Korrektur stellt ihr eine neue, klar bezeichnete Aufstellung aus und vermerkt, welche frühere Version sie ersetzt. Andernfalls können zwei unterschiedliche Beträge für dieselbe Wohnung zirkulieren. Die Verwaltung sollte außerdem einen Ansprechpartner nennen, der Rückfragen zu Rechnung und Verteilung beantwortet. Sie muss dafür nicht die persönliche Steuererklärung der Eigentümer kennen.

Typische Grenzfälle ohne Pauschalantwort

• Hausmeistervertrag: Der Vertragstitel sagt wenig. Reinigung, Pflege und Winterdienst können in eine andere Kategorie fallen als Verwaltung, Kontrolle oder Materialbeschaffung. Fragt nach einer Tätigkeitsaufstellung, bevor ihr die gesamte Rechnung in eine Steuerzeile übernehmt. Das ist besonders wichtig, wenn der Dienstleister eine Monatspauschale für verschiedene Aufgaben berechnet.

• Arbeit außerhalb der Wohnung: Gemeinschaftsflächen und das zum Gebäude gehörende Grundstück können zum räumlichen Bereich des Haushalts zählen. Entscheidend ist der konkrete Ort der Leistung. Bei Arbeiten auf öffentlichem Grund oder bei Leistungen, die vollständig in einer Werkstatt erbracht werden, solltet ihr keine pauschale Zusage machen. Dokumentiert den Ort in der Rechnung oder dem Auftrag.

• Geförderte Maßnahme: § 35a Abs. 3 EStG schließt Handwerkerleistungen für öffentlich geförderte Maßnahmen aus, wenn dafür zinsverbilligte Darlehen oder steuerfreie Zuschüsse in Anspruch genommen werden. Eine WEG mit Sanierungsförderung sollte daher vor Ausstellung der Bescheinigung prüfen, ob dieselbe Maßnahme betroffen ist. Der Förderbescheid gehört neben die Rechnung in die Unterlagen.

• Eigentümerwechsel im Jahr: Für die Aufteilung zwischen Verkäufer und Käufer genügt nicht immer die Zahl, die am Jahresende im Eigentümerverzeichnis steht. Wann die wirtschaftliche Belastung eintritt und welche Abrechnung vorliegt, sollte im konkreten Fall steuerlich geklärt werden. Die WEG dokumentiert zunächst Rechnungen, Zahlungen und Eigentümeranteile sauber und erfindet keine eigene Steuerregel für den Wechsel.

Gebt dem ausführenden Betrieb schon bei Auftragserteilung mit, dass Arbeits- und Materialanteile getrennt auf der Rechnung stehen sollen. Das spart späteres Nachfragen bei der Bescheinigung.

Wer nutzt die Zahl bei vermieteten Wohnungen?

Ein selbst nutzender Eigentümer prüft § 35a für seinen Haushalt. Ein vermietender Eigentümer behandelt Aufwendungen für die vermietete Einheit regelmäßig im Zusammenhang mit seinen Vermietungseinkünften; derselbe Betrag darf nach § 35a Abs. 5 nicht zusätzlich als Steuerermäßigung verwendet werden. Der Mieter wiederum kann für von ihm über Betriebskosten getragene begünstigte Leistungen einen Nachweis brauchen. Das sind verschiedene Personen und verschiedene steuerliche Vorgänge.

Die WEG kann die Rechnung, die Zahlung und die Verteilung für die Eigentümereinheit bereitstellen. Der Vermieter muss daraus und aus seiner Betriebskostenabrechnung ableiten, welche Beträge er an den Mieter weitergegeben hat. Die WEG sollte nicht behaupten, dass ihr Eigentümeranteil automatisch der absetzbare Betrag des Mieters sei. Kosten, die der Vermieter selbst trägt, und Kosten, die der Mieter erstattet, müssen getrennt betrachtet werden.

Fazit

§ 35a EStG kann auch in einer kleinen WEG relevant sein. Entscheidend ist nicht der Name des Hausgeldpostens, sondern die nachgewiesene Leistung. Trennt Arbeits- und Materialkosten, berechnet den individuellen Anteil und bewahrt Rechnung sowie Zahlung auf.

Häufige Fragen

Kann ich die Erhaltungsrücklage steuerlich absetzen? Die bloße Einzahlung in die Rücklage ist keine haushaltsnahe Dienstleistung oder Handwerkerleistung. Erst wenn die WEG tatsächlich eine begünstigte Arbeit bezahlt, kommt der entsprechende Arbeitskostenanteil in Betracht. Zeitpunkt und Zuordnung können bei Rücklagenentnahmen kompliziert sein. Bewahrt deshalb die spätere Rechnung und den Zahlungsnachweis getrennt von der Rücklagenzuführung auf.

Ist eine Sonderumlage nach § 35a EStG begünstigt? Die Sonderumlage selbst ist nur ein Zahlungsweg der Eigentümer. Entscheidend ist, ob die WEG damit eine begünstigte Leistung bezahlt und welcher Anteil auf Arbeit entfällt. Material, Verwaltung oder andere nicht begünstigte Bestandteile gehören nicht in die Bescheinigung. Der individuelle Kostenanteil muss aus der Jahresabrechnung oder einer Bescheinigung hervorgehen.

Brauche ich eine Bescheinigung nach § 35a EStG? Die begünstigten Kosten und euer Anteil können in der Jahresabrechnung getrennt ausgewiesen sein. Eine separate Bescheinigung nach dem Muster der Finanzverwaltung ist ebenfalls möglich. Rechnungen, Zahlungsnachweise und Verteilung müssen auf Nachfrage nachvollziehbar bleiben. Eine bloße Gesamtsumme für das Haus ohne Zuordnung zur Wohnung genügt für Eigentümer nicht.

Darf die WEG bar bezahlte Reinigung aufnehmen? Für Dienstleistungen und Handwerkerleistungen verlangt § 35a Abs. 5 EStG eine Rechnung und Zahlung auf das Konto des Leistungserbringers. Eine Barzahlung erfüllt diese Voraussetzung nicht. Zahlt deshalb über das WEG-Konto und bewahrt den Nachweis zusammen mit der Rechnung auf. Ein Kassenbeleg über die Ausgabe ersetzt die geforderte Überweisung an den Leistungserbringer nicht.

Kann ich Reinigung und Handwerkerkosten zusammenrechnen? Erfasst beide Kategorien getrennt. § 35a Abs. 2 EStG nennt für haushaltsnahe Dienstleistungen eine andere Höchstgrenze als Abs. 3 für Handwerkerleistungen. Eine gemeinsame Summe verdeckt diese Trennung und kann außerdem Material oder nicht begünstigte Tätigkeiten enthalten. Die persönliche steuerliche Wirkung prüft das Finanzamt.