Erhaltungsrücklage verstehen: Wie viel ist genug?

TL;DR: Die Erhaltungsrücklage (früher Instandhaltungsrücklage) ist das Geld, das eure WEG für große Reparaturen zurücklegt. Das Gesetz verlangt eine "angemessene" Rücklage, nennt aber keine Zahl. Ihr berechnet sie am besten bauteilweise: Kosten geteilt durch Lebensdauer.

---

Warum "wir haben doch Rücklagen" oft nicht reicht

Euer Haus hat 5 Einheiten, auf dem Rücklagenkonto liegen 18.000 EUR. Das klingt solide. Dann sagt der Dachdecker: Das Dach muss neu, Kostenpunkt 36.000 EUR. Zwei Jahre später fällt die Heizung aus, 24.000 EUR. Die Rücklage reicht nicht einmal für das Dach, und die Heizung steht noch aus.

Dann bleibt nur die Sonderumlage (eine einmalige Zahlung, die alle Eigentümer nach ihren Anteilen leisten). Fehlen nach dem Dach 18.000 EUR, sind das bei 5 gleich großen Einheiten 3.600 EUR pro Einheit, und die Heizung kommt noch dazu. Für manche ist das ein Streitpunkt, für andere ein echtes Liquiditätsproblem.

Die Rücklage ist also kein Sparschwein, sondern ein Plan. Sie beantwortet die Frage: Was geht in den nächsten 10 bis 30 Jahren kaputt, und wer zahlt es?

Was das Gesetz sagt

In § 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG steht, dass zur ordnungsmäßigen Verwaltung "die Ansammlung einer angemessenen Erhaltungsrücklage" gehört. Das ist alles. Eine Mindesthöhe, einen Prozentsatz oder eine Formel gibt das Gesetz nicht vor.

Die Höhe legt ihr deshalb selbst fest. Nach § 28 Abs. 1 WEG beschließen die Eigentümer über die Vorschüsse zur Kostentragung. Die Zuführung zur Rücklage ist Teil des Wirtschaftsplans (Plan für Einnahmen und Ausgaben eines Jahres). Nach § 28 Abs. 4 WEG muss außerdem nach Ablauf des Kalenderjahres ein Vermögensbericht über den Stand der Rücklagen erstellt werden, und jeder Eigentümer muss ihn einsehen können.

Hinweis: Das ist keine Rechtsberatung. Den Gesetzestext findet ihr auf gesetze-im-internet.de. Was in eurer WEG "angemessen" ist, hängt von Alter und Zustand des Hauses ab.

So berechnet ihr eine sinnvolle Höhe

Faustformeln pro Quadratmeter sind bequem, aber grob. Ein Altbau von 1960 und ein Neubau von 2018 haben völlig andere Bedarfe. Die bauteilweise Methode ist genauer und für kleine WEGs gut machbar.

1. Bauteile auflisten. Dach, Heizung, Fassade, Fenster, Treppenhaus, Leitungen, Aufzug, Dachrinnen, Außenanlagen. Nur Gemeinschaftseigentum zählt.
2. Restlebensdauer schätzen. Wann ist das Bauteil voraussichtlich fällig? Fragt einen Handwerker oder Energieberater. Alte Rechnungen und die Baujahre helfen.
3. Kosten einholen. Ein Richtangebot genügt. Setzt lieber etwas zu viel als zu wenig an.
4. Pro Jahr umlegen. Kosten geteilt durch Restlebensdauer ergibt den Jahresbetrag je Bauteil.
5. Summieren und teilen. Gesamtsumme durch 12 Monate, dann nach Miteigentumsanteilen auf die Einheiten verteilen.

Ein Rechenbeispiel (angenommene Werte, bitte durch eure ersetzen):

Bauteil	Kosten	Restlebensdauer	Pro Jahr
Dach	36.000 EUR	20 Jahre	1.800 EUR
Heizung	24.000 EUR	10 Jahre	2.400 EUR
Fassadenanstrich	14.000 EUR	8 Jahre	1.750 EUR
Treppenhaus	6.000 EUR	6 Jahre	1.000 EUR
Dachrinnen, Sonstiges	8.000 EUR	10 Jahre	800 EUR
Summe			7.750 EUR

Das sind rund 646 EUR pro Monat für das ganze Haus, bei 5 gleich großen Einheiten etwa 129 EUR pro Einheit und Monat. Das ist mehr als viele WEGs ansparen. Und genau deshalb lohnt sich die Rechnung: Sie zeigt eine Lücke, bevor die Rechnung des Dachdeckers kommt.

Typische Fehler

Rücklage mit dem Girokonto vermischen. Wenn Hausgeld und Rücklage auf demselben Konto liegen, wirkt das Geld verfügbar. Bei der nächsten Stromnachzahlung ist es dann aufgebraucht. Führt ein eigenes Rücklagenkonto, auch wenn es nur ein Unterkonto ist.

Beitrag nie anpassen. Ein Betrag, der vor 10 Jahren beschlossen wurde, deckt heute keine Handwerkerpreise mehr. Prüft den Ansatz mindestens alle 2 bis 3 Jahre oder wenn ein Bauteil früher fällig wird als gedacht.

Nur aufs Kontoguthaben schauen. Ein hoher Kontostand hilft nichts, wenn in 3 Jahren das Dach fällig ist. Wichtig ist das Verhältnis aus Guthaben und anstehendem Bedarf.

Zu niedrig ansetzen, um Hausgeld zu sparen. Das fühlt sich gut an, bis die Sonderumlage kommt. Neue Käufer und Banken schauen übrigens oft auf den Rücklagenstand.

Wie ihr das in der Praxis hinbekommt

Ein Jahresrhythmus hat sich bewährt. Nehmt die Bauteil-Tabelle zur Eigentümerversammlung mit, aktualisiert sie dort und beschließt den Ansatz für das nächste Jahr im Wirtschaftsplan. Wie ihr Beschlüsse sauber festhaltet, steht in Protokolle richtig schreiben. Für den laufenden Überblick über Einnahmen und Ausgaben hilft Kassenbuch führen.

Bei sehr hohem Nachholbedarf muss die Lücke nicht in einem Jahr geschlossen werden. Ein Stufenplan, etwa mit +20 EUR pro Einheit und Jahr, ist realistischer als ein Schock im Hausgeld. Wer bewusst eine Sonderumlage statt höherer Beiträge plant, sollte das ebenfalls offen beschließen.

Fazit

Die Erhaltungsrücklage ist die wichtigste Zahl im Haushalt einer WEG. Das Gesetz verlangt nur "angemessen", die Berechnung liegt bei euch. Wer Bauteile, Lebensdauer und Kosten einmal aufschreibt und jährlich prüft, vermeidet böse Überraschungen und Streit.

Wie ihr Konten getrennt führt, erklärt der Hilfe-Artikel Finanzkonten verwalten.