Jahresabrechnung prüfen: Worauf ihr achten solltet

TL;DR: Die Jahresabrechnung ist die Grundlage für euren Beschluss über Nachschüsse und neue Vorschüsse. Prüft sie vorher mit 5 Checks: Kontostände, Belege, Verteilung, Rücklage und eure eigene Einzelabrechnung. Das dauert eine Stunde und deckt die meisten Fehler auf.

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Warum Abnicken teuer werden kann

Die Abrechnung liegt im Postfach. 14 Seiten, viele Spalten, am Ende ein Betrag: 612 EUR Nachzahlung für eure Wohnung. Ihr wisst nicht, ob das stimmt. Also stimmt ihr in der Versammlung zu, weil alle anderen auch zustimmen.

Das Problem: Wenn die Abrechnung einmal beschlossen ist, ist sie verbindlich. Ein Zahlendreher, eine doppelt gebuchte Rechnung oder ein falscher Verteilungsschlüssel wird dann nur mit Aufwand korrigiert. In einer WEG mit 4 Einheiten kann ein einzelner Fehler von 800 EUR schnell auf jede Wohnung 200 EUR ausmachen.

Gerade in kleinen WEGs ohne Profi-Verwalter rechnet oft ein Eigentümer nebenbei ab. Das ist völlig normal. Eine zweite Person, die draufschaut, macht die Abrechnung aber besser.

Was beschlossen wird und was der Vermögensbericht ist

Nach § 28 Abs. 2 WEG beschließen die Eigentümer nach Ablauf des Kalenderjahres über Nachschüsse (zusätzliche Zahlungen, wenn die Vorschüsse nicht gereicht haben) oder über die Anpassung der Vorschüsse (eure laufenden Hausgeld-Zahlungen). Grundlage ist die Jahresabrechnung, die den Wirtschaftsplan abrechnet und die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben zeigt.

Dazu kommt der Vermögensbericht nach § 28 Abs. 4 WEG. Er gibt Auskunft über den Stand der Rücklagen und das wesentliche Gemeinschaftsvermögen, und jeder Eigentümer soll ihn bekommen. Wie ausführlich er sein muss, regelt das Gesetz nicht im Detail. Ein Kontostand der Rücklage und eine kurze Übersicht über Forderungen und Verbindlichkeiten sind ein sinnvoller Anfang.

Hinweis: Das ist keine Rechtsberatung. Den Gesetzestext findet ihr auf gesetze-im-internet.de.

Die 5 Checks im Überblick

Check	Frage	Zeitaufwand
1. Kontostände	Passen Anfangs- und Endbestand zu den Kontoauszügen?	10 Min.
2. Belege	Stimmen 5 bis 10 Stichproben mit den Rechnungen?	20 Min.
3. Verteilung	Wird jede Kostenart nach dem richtigen Schlüssel verteilt?	15 Min.
4. Rücklage	Passt die Zuführung zum Beschluss, und stimmt der Kontostand?	10 Min.
5. Einzelabrechnung	Sind Vorauszahlungen und Anteil für eure Einheit plausibel?	10 Min.

So geht ihr vor

1. Kontostände abgleichen. Nehmt den Kontoauszug vom 1. Januar und vom 31. Dezember. Anfangs- und Endbestand in der Abrechnung müssen exakt dazu passen. Das gilt für das Girokonto und für das Rücklagenkonto getrennt. Weicht ein Betrag ab, fehlt eine Buchung oder eine wurde doppelt erfasst.

2. Belege stichprobenartig prüfen. Ihr müsst nicht jede Rechnung nachrechnen. Zieht 5 bis 10 Positionen, darunter die größten. Stimmen Datum, Betrag und Empfänger? Gehört die Rechnung wirklich in dieses Jahr und in diese WEG? Auffällig sind Posten ohne Beleg, runde Beträge ohne Rechnung und Kosten, die ihr nicht zuordnen könnt.

3. Verteilungsschlüssel kontrollieren. Heizung, Wasser, Hausmeister, Versicherung: Jede Kostenart hat einen Schlüssel, etwa Miteigentumsanteile, Wohnfläche oder Verbrauch. Prüft, ob der Schlüssel zu dem passt, den ihr beschlossen habt oder der in der Teilungserklärung steht. Mehr dazu im Artikel Verteilungsschlüssel in der WEG.

4. Rücklage nachvollziehen. Die Zuführung zur Rücklage sollte zu eurem Wirtschaftsplan passen. Der Endbestand muss dem Kontostand entsprechen. Und: Rücklage und laufendes Hausgeld gehören nicht in einen Topf. Wurde eine Reparatur aus der Rücklage bezahlt, sollte das erkennbar sein.

5. Eure Einzelabrechnung prüfen. Stimmen die gezahlten Vorschüsse mit euren Überweisungen überein? Multipliziert die 12 Monatsbeträge selbst. Ist euer Anteil an den Gesamtkosten plausibel? Ein grober Test: Euer Miteigentumsanteil mal Gesamtkosten ergibt ungefähr euren Kostenanteil. Bei 250/1.000 Anteilen und 20.000 EUR Gesamtkosten sind das etwa 5.000 EUR.

Typische Fehlerquellen

• Zeitliche Abgrenzung: Eine Rechnung vom Dezember wird erst im Januar bezahlt und landet im falschen Jahr. Klärt vorher, nach welchem Prinzip ihr bucht, und bleibt dabei.
• Doppelte oder fehlende Buchungen: Besonders bei Sammelrechnungen, die in Teilbeträgen bezahlt werden.
• Falsche Einheit zugeordnet: Nach einem Eigentümerwechsel stimmen Vorschüsse oder Anteile manchmal nicht mehr.
• Privatausgaben im Gemeinschaftskonto: Selten, aber es kommt vor, dass eine Zahlung nichts mit der WEG zu tun hat.
• Vermischte Rücklage: Instandhaltung wird aus dem laufenden Konto bezahlt und niemand notiert es.

Wer prüft in einer kleinen WEG?

Nach § 29 Abs. 2 WEG soll der Beirat Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung vor dem Beschluss prüfen und mit einer Stellungnahme versehen. Das Gesetz spricht vom Beirat, wenn ihr einen habt. In einer WEG mit 2 bis 9 Einheiten sind das oft ein bis zwei Eigentümer. Wie so eine Rolle in der Praxis aussieht, beschreibt Beirat in der kleinen WEG.

Praktisch heißt das: Wer die Abrechnung erstellt, prüft sie nicht selbst. Eine zweite Person geht die 5 Checks durch und schreibt 3 bis 5 Sätze: Was wurde geprüft? Was war auffällig? Empfehlung zur Zustimmung oder Rückfragen? Diese Stellungnahme legt ihr der Versammlung vor. Habt ihr keinen Beirat, bittet reihum einen anderen Eigentümer.

Fragen vor der Versammlung klären

Rückfragen stellt ihr am besten vor dem Termin, nicht in der Versammlung. Schickt der Person, die abgerechnet hat, eine Liste mit 3 bis 5 Punkten und einer Frist von 7 Tagen. So kann sie Belege heraussuchen, und die Versammlung wird kürzer. Wenn ein Fehler auftaucht, lasst die Abrechnung vor dem Beschluss korrigieren, nicht danach.

Mit einem digitalen Kassenbuch geht das schneller: In WEGly hängen die Belege an den Buchungen, ihr könnt Kosten pro Einheit ansehen und die Buchungen als CSV exportieren, um sie in einer Tabelle gegenzurechnen. Wie ihr das Kassenbuch sauber führt, steht in Kassenbuch führen.

Fazit

Die Jahresabrechnung ist keine Geheimwissenschaft. Wer Kontostände, ein paar Belege, den Schlüssel, die Rücklage und die eigene Einzelabrechnung prüft, findet die meisten Fehler. Eine zweite Person, am besten der Beirat, macht die Prüfung verlässlich.