Betriebskostenverordnung: Was ist umlegbar?

Wenn das Hausgeld zur Mietfrage wird

Eure WEG mit 4 Einheiten beschließt 240 EUR monatliches Hausgeld je Einheit. Eine Wohnung ist vermietet. Der Eigentümer möchte die vollen 240 EUR seinem Mieter weiterberechnen. Schließlich zahlt er diesen Betrag tatsächlich an die Gemeinschaft. Das klingt einfach, ist aber falsch.

Das Hausgeld finanziert alles, was die Gemeinschaft für ihr Haus braucht: laufende Betriebskosten, Verwaltung, Erhaltung und Rücklagen. Im Mietverhältnis gelten andere Regeln. § 556 BGB erlaubt, Betriebskosten auf den Mieter zu übertragen, wenn die Parteien dies vereinbart haben. Die Betriebskostenverordnung, kurz BetrKV, zählt in § 2 Kostenarten auf. § 1 grenzt Verwaltung sowie Instandhaltung und Instandsetzung ausdrücklich aus.

Für eine selbstverwaltete WEG mit 2-9 Einheiten ist die Trennung besonders wichtig. Wer die Gemeinschaftskasse führt, ist nicht automatisch für die Mietabrechnung eines Eigentümers verantwortlich. Auch wenn dieselbe Person beides macht, sollten die Unterlagen getrennt bleiben. Das Kassenbuch der WEG hält Gemeinschaftszahlungen fest; der Vermieter erstellt aus den passenden Positionen seine eigene Abrechnung.

Welche Betriebskosten nennt die Verordnung?

§ 2 BetrKV enthält 17 Nummern. Nicht jede davon fällt in jedem Haus an. Hier sind die für kleine WEGs häufig relevanten Gruppen:

Die Liste ist eine Orientierung, keine Freigabe jeder Rechnung. Der konkrete Mietvertrag muss die Umlage tragen. Bei „sonstigen Betriebskosten“ nach Nr. 17 braucht ihr eine genaue Prüfung der vertraglichen Vereinbarung und der laufenden Kostenart. Ein einmaliger Auftrag wird nicht allein durch die Überschrift „Sonstiges“ zu Betriebskosten.

Die Verordnung definiert Betriebskosten als laufend entstehende Kosten. Das bedeutet nicht, dass die Rechnung jeden Monat kommen muss. Eine jährlich wiederkehrende Versicherungsprämie kann laufender Betrieb sein. Eine einmalige Reparatur bleibt dagegen Erhaltung, auch wenn sie zufällig im gleichen Monat wie die Prämie bezahlt wird. Prüft deshalb die Leistung hinter der Buchungszeile und nicht nur das Zahlungsdatum.

Was bleibt beim Eigentümer?

§ 1 Abs. 2 BetrKV nennt 2 zentrale Ausschlüsse: Verwaltungskosten und Instandhaltungs- beziehungsweise Instandsetzungskosten. In einer WEG zählen dazu beispielsweise Verwalterhonorar, Kosten der Eigentümerversammlung und die Reparatur einer defekten Haustür. Die Erhaltungsrücklage ist ebenfalls keine laufende Betriebskostenart. Eine Einzahlung in die Rücklage darf nicht als „Nebenkosten“ weitergereicht werden.

Die Beträge sind ein fiktives Rechenbeispiel, keine Marktpreise. Die drei monatlichen Posten ergeben zusammen die eingangs genannten 240 EUR. Davon sind höchstens 170 EUR überhaupt Kandidaten für eine Umlage. Die zusätzliche Reparatur ist nicht in diesem Monatsbetrag enthalten. Ob der Betriebskostenanteil im konkreten Mietverhältnis stimmt, hängt von Vertrag, Zeitraum, Verteilung und tatsächlich entstandenen Kosten ab.

Die 170 EUR sind hier ein Anteil am monatlichen Hausgeldvorschuss, noch keine fertige Mieterforderung. Für die spätere Betriebskostenabrechnung zählen die im Abrechnungszeitraum tatsächlich angefallenen, vereinbarten Kosten und die Vorauszahlungen des Mieters. Stellt deshalb die endgültige WEG-Abrechnung neben den Wirtschaftsplan. Eine Abweichung zwischen Plan und Ist ist ein Prüfschritt, kein Grund, den Vorschuss unverändert an den Mieter weiterzugeben.

Eine Sonderumlage für eine Reparatur ist nicht deshalb umlagefähig, weil sie zusätzlich zum Hausgeld gezahlt wurde. Entscheidend ist die Art der zugrunde liegenden Leistung, nicht der Zahlungsweg. Umgekehrt können laufende Betriebskosten auch dann vorliegen, wenn die WEG sie nicht gesondert als „umlagefähig“ markiert hat. Der Vermieter muss prüfen und nachvollziehbar rechnen.

Der Hauswart als Mischfall

Hauswartkosten sind in § 2 Nr. 14 BetrKV genannt. Dort steht aber auch die Grenze: Kosten für Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen und Hausverwaltung gehören nicht dazu. Führt dieselbe Person Reinigung und Reparaturen aus, braucht ihr eine Aufteilung ihrer Arbeitszeit oder Leistungen.

Beispiel: Ein Hauswart reinigt wöchentlich den Eingangsbereich und kontrolliert Mülltonnen. Einmal repariert er die defekte Haustür und schreibt Protokolle für die Eigentümer. Die regelmäßige Betreuung kann eine Betriebskostenposition sein, wenn sie mietvertraglich erfasst ist. Reparatur und Verwaltung bleiben draußen. Dieselbe Reinigungsarbeit darf außerdem nicht noch einmal als separate Gebäudereinigung berechnet werden. § 2 Nr. 14 BetrKV warnt ausdrücklich vor solchen Doppelansätzen.

Lasst in Verträgen und Rechnungen die Tätigkeiten beschreiben. Eine Sammelzeile „Hausmeister 1.500 EUR“ ohne Unterteilung erschwert eine prüfbare Mieterabrechnung. Das gilt besonders dann, wenn euer Haus mehrere Dienstleister für dieselbe Fläche hat.

Das ist auch für die WEG selbst hilfreich, selbst wenn nur eine der Wohnungen vermietet ist. Der Beitrag zum Hausmeister in der kleinen WEG vertieft die Leistungsabgrenzung.

Welcher Schlüssel gilt zwischen WEG und Mieter?

Innerhalb der Gemeinschaft tragen Eigentümer die Kosten grundsätzlich nach ihren Miteigentumsanteilen, soweit keine andere zulässige Verteilung gilt (§ 16 WEG). Im Mietverhältnis ist § 556a BGB wichtig. Bei vermietetem Wohnungseigentum gilt ohne abweichende Vereinbarung grundsätzlich der Schlüssel, den die WEG zwischen den Eigentümern verwendet. Widerspricht dieser billigem Ermessen, greift die allgemeine Regel nach Wohnfläche beziehungsweise erfasstem Verbrauch.

Das ist ein häufiger Unterschied zu allgemeinen Ratgebern für Mietshäuser. Übernehmt den WEG-Schlüssel trotzdem nicht blind: Prüft zuerst den Mietvertrag, die Art der Kosten und besondere Vorschriften für Heizung und Warmwasser. Eine WEG kann ihre Kosten anders verteilen als ein Vermieter im konkreten Mietverhältnis abrechnen darf. Dokumentiert den gewählten Maßstab in der Abrechnung. Prüft deshalb auch Teilungserklärung und Beschlüsse der Gemeinschaft direkt.

Der Sonderabsatz 3 in § 556a BGB gilt für vermietetes Wohnungseigentum. Ein älterer Mietvertrag kann bereits einen eigenen Schlüssel enthalten; dann ist diese Vereinbarung vorrangig zu prüfen. Fehlt eine solche Regelung, ist der jeweils zwischen den Eigentümern geltende Maßstab der gesetzliche Ausgangspunkt, solange er billigem Ermessen entspricht. Für erfassten Verbrauch und insbesondere Heiz- und Warmwasserkosten kommen weitere Regeln hinzu. Ein Schlüssel aus der WEG-Tabelle ist deshalb ein Startwert für die Prüfung, kein automatischer Kopierbefehl.

5 Schritte für vermietende Eigentümer

1. Mietvereinbarung prüfen. Welche Betriebskostenarten trägt der Mieter vertraglich?
2. WEG-Positionen sortieren. Trennt laufende Kosten von Verwaltung, Erhaltung und Rücklage.
3. Mischkosten aufteilen. Fragt beim Hauswart oder Dienstleister nach Tätigkeiten und Doppelansätzen.
4. Schlüssel und Zeitraum prüfen. Beachtet § 556a BGB und besondere Regeln für Verbrauchskosten.
5. Abrechnung samt Belegen vorbereiten. Zieht die Vorauszahlungen des Mieters ab und bewahrt den Rechenweg auf.

1. 1WEG-Abrechnung erhalten

   Buchungen und Belege je Kostenart prüfen.

2. 2Mietvertrag lesen

   Vereinbarte Kostenarten und Abrechnungsform erfassen.

3. 3Anteile streichen

   Verwaltung, Rücklage und Erhaltung abziehen.

4. 4Verteilung prüfen

   WEG-Schlüssel, Mietvereinbarung und Verbrauchsvorgaben abgleichen.

5. 5Mieterabrechnung erstellen

   Gesamtkosten, Anteil, Vorauszahlungen und Saldo zeigen.

Die Mietabrechnung muss nach § 556 Abs. 3 BGB jährlich erfolgen. Sie ist dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Diese Frist sollte ein vermietender Eigentümer bei der WEG früh ansprechen, damit ihm Daten und Belege rechtzeitig vorliegen.

Die Vorschrift unterscheidet Vorauszahlungen von einer vereinbarten Pauschale. Über Vorauszahlungen wird jährlich abgerechnet; bei einer Pauschale läuft das anders. Auch eine verspätete WEG-Jahresabrechnung entbindet den vermietenden Eigentümer nicht automatisch von der eigenen mietrechtlichen Frist. Lasst fehlende WEG-Unterlagen deshalb früh anfordern und dokumentiert die Anfrage. § 556 Absatz 3 enthält für verspätete Nachforderungen eine Ausnahme, wenn der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat; ob das im Einzelfall zutrifft, sollte nicht pauschal angenommen werden.

• Ist die Kostenart in § 2 BetrKV erfasst und laufend entstanden?
• Ist ihre Umlage im konkreten Mietvertrag vereinbart?
• Wurden Verwaltungs-, Reparatur- und Rücklagenanteile entfernt?
• Sind Hauswart und Reinigung ohne Doppelansatz getrennt?
• Stimmt der Schlüssel mit § 556a BGB und möglichen Sonderregeln überein?
• Sind Belege und gezahlte Mietervorauszahlungen vollständig?

Ein sauberer Rechenweg beginnt mit der Gesamtsumme aus dem Beleg. Danach folgt der Anteil, der überhaupt auf die vermietete Einheit entfällt. Erst dann werden nicht umlagefähige Teile entfernt und die Vorauszahlungen des Mieters abgezogen. Bewahrt die Zwischenschritte auf. Wenn später eine Rückfrage zu einem Betrag kommt, könnt ihr zeigen, an welcher Stelle er entstanden ist, statt die ganze Jahresabrechnung neu zu rechnen.

Für gemischt genutzte Gebäude oder Leistungen mit mehreren Bestandteilen lohnt eine zusätzliche Spalte „Klärung“. Dort steht nicht nur „prüfen“, sondern eine konkrete Frage: Enthält die Hauswartrechnung Reparaturstunden? Wurde die Gartenrechnung für laufende Pflege oder für eine neue Anlage gestellt? Welcher Beleg zeigt den Strom für den Gemeinschaftsflur? Diese Fragen kann der vermietende Eigentümer an die WEG oder den Dienstleister richten, bevor er die Mieterabrechnung abschließt. So werden unklare Sammelposten nicht stillschweigend als vollständig umlagefähig behandelt.

Fazit

Die Betriebskostenverordnung ist der Filter zwischen Hausgeld und Mietabrechnung. Prüft Kostenart, Mietvereinbarung und Schlüssel einzeln. So bezahlt der Mieter nur vereinbarte laufende Betriebskosten, während Verwaltung, Reparaturen und Rücklage beim Eigentümer bleiben.

Häufige Fragen

Kann ich das gesamte Hausgeld auf meinen Mieter umlegen? Nein. Hausgeld enthält auch Kosten, die § 1 BetrKV ausdrücklich ausnimmt, etwa Verwaltung und Reparaturen. Rücklagenzuführungen sind ebenfalls keine laufenden Betriebskosten. Der Vermieter muss die passenden Positionen aus der WEG-Abrechnung herauslösen und nach Mietvertrag abrechnen. Ein höheres Hausgeld schafft keine zusätzliche Umlagevereinbarung im Mietvertrag.

Sind Gartenpflege und Winterdienst in der WEG Betriebskosten? Laufende Gartenpflege ist in § 2 Nr. 10 BetrKV genannt. Straßenreinigung nach Nr. 8 umfasst auch entsprechende nicht öffentliche Maßnahmen; Winterdienst kann dazugehören. Ob der Vermieter die Kosten weitergeben darf, hängt zusätzlich vom Mietvertrag, dem konkreten Leistungsumfang und der Abrechnung ab.

Welche Hausmeisterkosten darf ich umlegen? § 2 Nr. 14 BetrKV erfasst laufende Hauswartleistungen. Reparaturen, Erneuerung, Schönheitsreparaturen und Hausverwaltung sind ausdrücklich ausgenommen. Trennt bei gemischten Aufgaben die Anteile nachvollziehbar. Rechnet dieselbe Reinigungsarbeit nicht ein zweites Mal unter einer anderen Position ab.

Gilt der WEG-Verteilungsschlüssel auch für Mieter? Bei vermietetem Wohnungseigentum ist der WEG-Schlüssel ohne abweichende Mietvereinbarung nach § 556a Abs. 3 BGB grundsätzlich der Ausgangspunkt. Widerspricht er billigem Ermessen, gilt die allgemeine Regel. Für Verbrauch und Heizkosten können weitere Vorgaben maßgeblich sein. Schreibt den verwendeten Maßstab und seine Grundlage in die Abrechnung, damit der Mieter ihn prüfen kann. Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung.

Ist Grundsteuer umlagefähig, wenn sie nicht im Hausgeld steht? § 2 Nr. 1 BetrKV nennt die laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks, insbesondere die Grundsteuer. Bei Wohnungseigentum kann sie beim Eigentümer unmittelbar anfallen und daher in der WEG-Hausgeldabrechnung fehlen. Das allein macht sie nicht unzulässig. Prüft den eigenen Bescheid, die mietvertragliche Umlage und den passenden Abrechnungszeitraum. Die Zahlung darf nicht zusätzlich noch einmal aus einer WEG-Position in dieselbe Mieterabrechnung gelangen.

Kann die WEG-Abrechnung direkt an den Mieter weitergeleitet werden? Die WEG-Abrechnung richtet sich an Eigentümer und enthält auch Verwaltungskosten, Rücklagen und andere Positionen, die im Mietverhältnis anders behandelt werden. Sie ist daher keine fertige Betriebskostenabrechnung für den Mieter. Der vermietende Eigentümer erstellt aus den geeigneten Daten eine eigene Abrechnung, prüft den Mietvertrag, die Verteilung und die geleisteten Vorauszahlungen. Die WEG-Unterlagen bleiben eine wichtige Beleggrundlage.