TL;DR: Ein Umlaufbeschluss ist eine Entscheidung ohne Versammlung. Er gilt nur, wenn alle Eigentümer in Textform zustimmen. Wer nicht antwortet, blockiert ihn. Mit klarem Antrag, fester Frist und sauberer Dokumentation klappt er in kleinen WEGs gut.
Wann der Umlaufbeschluss in der kleinen WEG hilft
Euer Dachfenster im Treppenhaus ist undicht. Das Angebot liegt bei 1.800 EUR und gilt noch 3 Wochen. Die nächste Versammlung ist erst in 5 Monaten. Müsst ihr wirklich so lange warten?
Nein. Das WEG-Gesetz erlaubt Beschlüsse auch ohne Versammlung. Das nennt sich Umlaufverfahren (Abstimmung per Brief oder E-Mail, ohne dass jemand zusammenkommt). In einer WEG mit 2 bis 9 Einheiten ist das oft schneller als jeder Termin-Doodle.
Der Haken: Die Hürde ist höher als in der Versammlung. In der Versammlung reicht meist die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Beim Umlaufbeschluss müssen alle Eigentümer mitmachen. Bei 4 Einheiten heißt das: 4 von 4 Ja-Stimmen. Eine Enthaltung oder Funkstille bedeutet, dass der Beschluss nicht zustande kommt.
Einen Überblick über die digitale Abstimmung allgemein gibt der Artikel Online-Abstimmungen. Hier geht es um das Verfahren selbst: Wann lohnt es sich, und woran scheitert es?
Was das Gesetz sagt (Stand 2026)
Die Regel steht in § 23 Abs. 3 WEG, seit der WEG-Reform 2020 (WEMoG). Kurz zusammengefasst:
| Punkt | Regel |
|---|---|
| Form | Textform reicht (E-Mail, Messenger mit Namen, Brief). Eine Unterschrift ist nicht nötig. |
| Zustimmung | Alle Eigentümer müssen zustimmen (Allstimmigkeit). |
| Ausnahme | Die Eigentümer können in der Versammlung für einen einzelnen Gegenstand beschließen, dass im Umlaufverfahren die einfache Mehrheit genügt. |
| Verstoß | Ein nur mehrheitlich gefasster Umlaufbeschluss ohne wirksamen Vorab-Beschluss ist fehlerhaft und kann vor Gericht gekippt werden. |
Die Ausnahme ist wichtig, wird aber oft übersehen. Sie gilt nur für einen konkreten Gegenstand, nicht pauschal für alle künftigen Fälle. Und sie muss in der Versammlung beschlossen sein, bevor ihr umlauft. Ob ein Verstoß den Beschluss nichtig oder nur anfechtbar macht, beurteilen Gerichte nicht einheitlich. Für euch zählt: Ein solcher Beschluss steht auf wackligen Füßen, und Streit darüber kostet Zeit und Geld.
Hinweis: Das ist keine Rechtsberatung. Bei Streit oder großen Summen fragt einen WEG-Anwalt. Den Gesetzestext findet ihr auf gesetze-im-internet.de.
Umlaufbeschluss in 5 Schritten
- Antrag klar formulieren. Was wird beschlossen, wer führt aus, was darf es kosten? Beispiel: "Die WEG beauftragt die Firma Müller GmbH mit der Reparatur des Dachfensters gemäß Angebot vom 28. Mai 2026 zum Preis von 1.800 EUR brutto." Das Angebot hängt als Anhang dran.
- Frist setzen. 14 Tage sind ein guter Richtwert, bei Eilfällen weniger. Nennt ein konkretes Datum und eine Uhrzeit, nicht "bald".
- An alle gleichzeitig senden. Auch an Eigentümer, die nicht im Haus wohnen. Wer vergessen wird, kann später den ganzen Beschluss angreifen.
- Antworten dokumentieren. Jede Zustimmung muss einem Eigentümer klar zuzuordnen sein. Sammelt die Mails oder Nachrichten, speichert sie ab und notiert Datum und Uhrzeit.
- Ergebnis festhalten und verteilen. Sobald der letzte Eigentümer zugestimmt hat, ist der Beschluss gefasst. Haltet das Ergebnis schriftlich fest, schickt es an alle und tragt es in eure Beschluss-Sammlung ein (§ 24 Abs. 7 WEG). Wie ihr das sauber macht, zeigt Protokolle richtig schreiben.
Typische Fehler, die teuer werden
Eigentümer nicht erreicht. Einer ist im Ausland, einer hat eine alte E-Mail-Adresse. Ohne seine Antwort gilt die Abstimmung nicht. Haltet deshalb die Kontaktdaten aktuell und fragt telefonisch nach, wenn eine Erinnerung ins Leere läuft.
Mehrheit reicht angeblich. "3 von 4 haben zugestimmt, passt." Falsch, solange es keinen Vorab-Beschluss zur Mehrheit gibt. Die Maßnahme darf dann nicht als beschlossen gelten, und ihr solltet nichts beauftragen.
Unklarer Antrag. "Wir reparieren das Dach" ist kein Beschluss. Ohne Summe, Firma und Umfang ist offen, was alle genehmigt haben.
Zustimmung per Zuruf. Ein "Ja, mach mal" im Treppenhaus ist keine Textform. Es muss etwas Nachlesbares existieren, das dem Absender zuzuordnen ist.
Keine Dokumentation. Wenn ihr nach einem Jahr nicht mehr belegen könnt, wer wann zugestimmt hat, hilft euch der beste Beschluss nichts. Das gilt besonders bei Eigentümerwechsel.
Wann ihr besser eine Versammlung macht
Der Umlaufbeschluss passt gut zu klaren Ja/Nein-Fragen: Reparaturauftrag, Angebotsvergabe, Verlängerung eines Wartungsvertrags. Hier müsst ihr nichts diskutieren, nur bestätigen.
Eine Versammlung ist besser, wenn
- Eigentümer bereits unterschiedliche Positionen haben (z. B. bei einer großen Sanierung mit Sonderumlage),
- Alternativen abgewogen werden müssen,
- ihr wisst, dass mindestens einer bei Umlaufanfragen grundsätzlich nicht reagiert.
Bei einer Mischform hilft es, in der Versammlung die Grundsatzfrage zu klären und für den einen offenen Punkt vorab zu beschließen, dass im Umlauf die Mehrheit genügt. Das ist der Vorab-Beschluss aus § 23 Abs. 3 Satz 2 WEG. Er muss den Gegenstand genau benennen, etwa "Auswahl des Angebots für die Dachrinnenreparatur 2026". Eine Pauschalregel für alle künftigen Reparaturen deckt das Gesetz nicht.
Fazit
Der Umlaufbeschluss ist für kleine WEGs ein schnelles Werkzeug, wenn alle mitspielen. Klarer Antrag, feste Frist, Antworten aller Eigentümer und eine saubere Ablage sind die vier Dinge, auf die es ankommt. Fehlt eine Stimme, wechselt ihr in die Versammlung.
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die digitale Umsetzung findet ihr im Hilfe-Artikel Umlaufbeschluss durchführen.
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Christian Lang
Gründer & Geschäftsführer
Unternehmer und WEG-Eigentümer mit 4 Einheiten. Verantwortet Strategie und Geschäftsentwicklung bei WEGly.
