In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie einen Umlaufbeschluss (schriftliche Abstimmung ohne Versammlung) vollständig digital in WEGly durchführen.
Was ist ein Umlaufbeschluss?
Ein Umlaufbeschluss (auch: Umlaufverfahren) ist eine Abstimmung ohne physische Versammlung. Alle Eigentümer stimmen schriftlich ab. Nach WEG-Gesetz ist dafür die Zustimmung aller stimmberechtigten Eigentümer erforderlich. Eine einfache Mehrheit reicht nicht aus.
So funktioniert's
Der Umlaufbeschluss in WEGly besteht aus 2 Teilen: der Online-Abstimmung und dem Protokoll.
Schritt 1: Online-Abstimmung erstellen
- Navigieren Sie zu Beschlüsse in der Seitenleiste.
- Klicken Sie auf Abstimmung erstellen.
- Füllen Sie den Titel aus, z.B. "Umlaufbeschluss: Beauftragung Dachreparatur".
- Wählen Sie als Abstimmungsart die passende Option. Für Umlaufbeschlüsse empfiehlt sich Kopfprinzip (1 Person = 1 Stimme).
- Setzen Sie die Erforderliche Mehrheit auf 100 % (alle müssen zustimmen).
- Geben Sie eine ausreichend lange Abstimmungsfrist ein (mindestens 14 Tage empfohlen).
- Klicken Sie auf Als Entwurf erstellen und aktivieren Sie die Abstimmung anschließend.
Alle Mitglieder erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung über die neue Abstimmung.
Schritt 2: Abstimmung beobachten
Unter Beschlüsse sehen Sie jederzeit den aktuellen Beteiligungsgrad. Sobald alle Eigentümer abgestimmt haben, ist die Abstimmung vollständig.
Schritt 3: Abstimmung beenden
Klicken Sie auf Beenden, um die Abstimmung zu schließen. Das Ergebnis wird gespeichert.
Schritt 4: Protokoll erstellen
- Navigieren Sie zu Protokolle in der Seitenleiste.
- Klicken Sie auf Protokoll erstellen.
- Wählen Sie den Typ Umlaufbeschluss.
- Geben Sie Titel und Datum ein.
- Erfassen Sie das Ergebnis und alle gefassten Beschlüsse im Textfeld.
- Veröffentlichen Sie das Protokoll.
Tipps
- Informieren Sie alle Eigentümer vorab per Schwarzes Brett über den geplanten Umlaufbeschluss und den Grund dafür.
- Setzen Sie die Frist großzügig. Jede Person muss abstimmen. Warten Sie nicht auf den letzten Moment.
- Dokumentieren Sie im Protokoll explizit, welche Eigentümer mit Ja, Nein oder Enthaltung gestimmt haben.
Häufige Fragen
Was passiert, wenn nicht alle Eigentümer abstimmen? Beim klassischen Umlaufbeschluss (100 % Mehrheit) ist das Verfahren ungültig, wenn nicht alle zustimmen. WEGly gibt Ihnen den Überblick, wer noch nicht abgestimmt hat.
Kann ein Umlaufbeschluss auch für dringende Entscheidungen genutzt werden? Ja. Der Umlaufbeschluss ist ideal für Entscheidungen, die keine physische Versammlung erfordern, z.B. Beauftragung von Reparaturen.