TL;DR: Seit der WEG-Reform 2020 können Beschlüsse auch ohne Versammlung im Umlaufverfahren gefasst werden. Das spart Zeit, ermöglicht schnelle Entscheidungen und funktioniert auch digital. Was ihr beachten müsst, erklärt dieser Artikel Schritt für Schritt.
Warten auf die nächste Versammlung? Muss nicht sein.
Eine Außentreppe braucht dringend eine Reparatur. Die nächste Eigentümerversammlung ist in 4 Monaten. Wartet ihr wirklich so lange?
Das muss nicht sein. Das WEG-Gesetz kennt das Umlaufverfahren (schriftliche Abstimmung ohne Versammlung), das unter bestimmten Voraussetzungen Beschlüsse ohne physische Zusammenkunft ermöglicht. Und seit der WEG-Reform 2020 gibt es zusätzlich die gesetzliche Grundlage für Online-Beteiligung und digitale Abstimmungsplattformen.
Eine 4-Einheiten-WEG in Frankfurt musste 2024 ihre Heizungsanlage notfallmäßig reparieren lassen. Kosten: 4.800 EUR. Zu groß für ein Vorstandshandeln ohne Beschluss. Die WEG nutzte das Umlaufverfahren: 3 Tage nach Versand hatten alle 4 Eigentümer zugestimmt. Reparatur beauftragt, Problem gelöst.
Was ist das Umlaufverfahren?
Beim Umlaufverfahren nach §23 Abs. 3 WEG stimmen alle Eigentümer schriftlich ab, ohne in einem Raum zusammenzukommen. Das bedeutet:
- Alle Eigentümer erhalten gleichzeitig die Abstimmungsunterlagen
- Jeder antwortet mit Ja, Nein oder Enthaltung
- Die Abstimmung ist nur gültig, wenn alle Eigentümer geantwortet haben. Wer nicht antwortet, verhindert den Beschluss.
- Für die inhaltliche Gültigkeit des Beschlusses gilt das normale Stimmrecht (Kopfprinzip oder Wertprinzip je nach Gemeinschaftsordnung)
Das klingt streng. Praktisch gilt: In kleinen WEGs mit 4-9 Einheiten kennt man sich. Die Bereitschaft zur Teilnahme ist oft höher als erwartet. Und wer nicht antwortet, hat in der Regel schlicht die Mail nicht gesehen, und eine Erinnerung reicht.
Stimmgewichtung: Kopf oder Wert?
Bevor ihr eine Abstimmung startet, müsst ihr wissen, welches Stimmrecht gilt. Das steht in eurer Gemeinschaftsordnung.
| Prinzip | Stimmgewicht | Mehrheit bei 5 Eigentümern | Gesetzlicher Standard |
|---|---|---|---|
| Kopfprinzip | 1 Eigentümer = 1 Stimme | 3 von 5 Stimmen | Ja (§25 WEG) |
| Wertprinzip | Gewichtet nach MEA | Mehr als 50% der MEA | Nein, muss in GO stehen |
| Objektprinzip | 1 Einheit = 1 Stimme | 3 von 5 Einheiten | Nein, muss in GO stehen |
Tipp: Tragt das Stimmrecht aus eurer Gemeinschaftsordnung einmalig in die Beschlussvorlage ein. Dann muss niemand bei jeder Abstimmung wieder nachschlagen.
Kopfprinzip: Ein Eigentümer, eine Stimme. In einer 5-Einheiten-WEG haben alle 5 Eigentümer je eine Stimme, unabhängig von der Größe ihrer Einheit. Mehrheitsbeschlüsse brauchen 3 von 5 Stimmen.
Wertprinzip (Miteigentumsanteile): Die Stimme jedes Eigentümers ist gewichtet nach seinem Miteigentumsanteil (MEA). Ein Eigentümer mit 350 von 1.000 MEA hat 35% der Stimmkraft. Mehrheitsbeschlüsse erfordern mehr als 50% der MEA.
Objektprinzip: Jede Einheit hat eine Stimme, unabhängig vom Eigentümer. Ein Eigentümer mit 2 Einheiten hat 2 Stimmen.
Welches Prinzip gilt, steht in der Gemeinschaftsordnung. Wenn dort nichts steht, gilt nach §25 WEG das Kopfprinzip. Klärt das, bevor die erste Abstimmung läuft. Ein Beschluss mit falschem Stimmrecht ist anfechtbar.
Welche Beschlüsse passen zum Umlaufverfahren?
Gut geeignet:
- Dringende Reparaturbeschlüsse (Heizung, Dach, Wasserschaden)
- Vergabe von Aufträgen bis zu einem bestimmten Budget
- Genehmigung von Angeboten und Dienstleisterverträgen
- Änderungen der Hausordnung ohne Diskussionsbedarf
- Routinebeschlüsse, die keine Debatte erfordern
Weniger geeignet:
- Komplexe Themen, die Diskussion erfordern (große Sanierungen, Streitigkeiten)
- Beschlüsse, bei denen ihr wisst, dass Eigentümer sehr unterschiedliche Positionen haben
- Beschlüsse, für die ein Sachverständiger gehört werden muss
Für strittige Themen ist die Versammlung besser. Da kann jeder seine Position erklären, und Kompromisse entstehen im Gespräch, nicht im Schriftverkehr.
Schritt für Schritt: Umlaufverfahren richtig durchführen
Schritt 1: Abstimmungsunterlagen vorbereiten
Beschreibt den Beschlussantrag klar und vollständig. Was soll beschlossen werden? Wer führt es aus? Was kostet es? Legt Angebote oder Unterlagen bei. Ein unpräziser Beschlussantrag führt zu unpräzisen Beschlüssen, die später angefochten werden können.
Beispiel eines klaren Beschlussantrags: "Die Eigentümergemeinschaft beschließt die Beauftragung der Firma Dach & Co. GmbH mit der Reparatur des Dachs (Teilbereich Nordseite) gemäß Angebot vom 12. März 2026 zum Preis von 3.200 EUR (brutto). Beauftragung durch den Beiratsvorsitzenden bis 31. März 2026."
Schritt 2: Alle Eigentümer gleichzeitig einladen
Schickt die Abstimmungsunterlagen an alle Eigentümer, per E-Mail oder Post. Setzt eine klare Abstimmungsfrist. Mindestens 2 Wochen empfohlen, damit auch verreiste Eigentümer reagieren können.
Schritt 3: Stimmen einsammeln und nachhaken
Jeder Eigentümer antwortet mit Ja, Nein oder Enthaltung. Sammelt die Antworten. Nach einer Woche: Erinnerung an alle, die noch nicht geantwortet haben. Sachlich, ohne Druck. "Wir warten noch auf eure Antwort. Frist endet am XY."
Schritt 4: Ergebnis protokollieren
Fasst das Ergebnis in einem Protokoll zusammen. Was das Protokoll enthalten muss und wie ihr ein Beschlussbuch führt, erklärt der Artikel Protokolle: Beschlüsse sauber dokumentieren. Schickt das Ergebnis unmittelbar nach Fristende an alle Eigentümer.
Online-Abstimmungen: Was ist rechtlich erlaubt?
Seit der WEG-Reform 2020 (§23 Abs. 1 WEG) können Eigentümerversammlungen auch online oder hybrid durchgeführt werden, wenn die Gemeinschaftsordnung das zulässt oder alle Eigentümer zustimmen.
Für rein digitale Beschlüsse außerhalb der Versammlung gilt weiterhin das Umlaufverfahren. Dabei können die Stimmen auch per E-Mail oder über eine Abstimmungsplattform abgegeben werden, solange die Schriftlichkeit gewahrt ist, also jede Stimmabgabe individuell dokumentiert ist.
Wichtig: "Alle haben in WhatsApp zugestimmt" ist kein gültiges Umlaufverfahren. Es fehlt die formale Zuordnung von Stimme zu Eigentümer und Miteigentumsanteil. Nutzt E-Mail mit namentlicher Antwort oder eine Abstimmungsplattform, die das dokumentiert.
Hinweis: Das ist keine Rechtsberatung. Bei komplexen Beschlüssen oder Unklarheiten wendet euch an einen WEG-Anwalt.
Fazit
Das Umlaufverfahren ist ein unterschätztes Werkzeug. Für dringende Entscheidungen in kleinen WEGs spart es Zeit und vermeidet den Aufwand einer extra Versammlung. Die Voraussetzungen sind machbar: klare Unterlagen, klarer Beschlusstext, vollständige Beteiligung aller Eigentümer. Wer das einmal strukturiert durchgeführt hat, nutzt es regelmäßig.
Wie ihr ein Umlaufverfahren in WEGly anlegt, erklärt der Hilfe-Artikel Online-Abstimmung erstellen. Das Ergebnis landet automatisch im Beschlussbuch. Alle Abstimmungsfunktionen findet ihr auf der Funktionen-Seite.
WEGly-Tipp: In WEGly startet ihr ein Umlaufverfahren mit wenigen Klicks. Alle Eigentümer erhalten die Unterlagen per E-Mail, Stimmen werden automatisch erfasst und das Ergebnis direkt ins Beschlussbuch übernommen. Jetzt ausprobieren →
Christian Lang
Gründer & Geschäftsführer
Unternehmer und WEG-Eigentümer mit 4 Einheiten. Verantwortet Strategie und Geschäftsentwicklung bei WEGly.
