Eigentümerversammlung einberufen: Fristen und Form

1. 1Zuständigkeit klären

   Verwalter, Beirat oder ermächtigten Eigentümer bestimmen.

2. 2Tagesordnung bauen

   Jeden Beschlussgegenstand verständlich benennen und Anlagen zuordnen.

3. 3Einladung zustellen

   Textform wählen, Zugang und angemessenen Vorlauf dokumentieren.

4. 4Versammlung vorbereiten

   Vollmachten, Unterlagen und Protokollführung organisieren.

Wer lädt eigentlich ein, wenn es keinen Verwalter gibt?

Eure WEG hat 5 Einheiten und keinen Verwalter. Der Jahresabschluss ist fällig, die Dachrinne tropft, und alle sagen: "Wir müssten mal wieder eine Versammlung machen." Dann passiert nichts. Denn keiner weiß, wer eigentlich einladen darf.

Das Gesetz gibt eine klare Antwort. Nach § 24 Abs. 1 WEG beruft der Verwalter die Versammlung mindestens einmal im Jahr ein. Fehlt ein Verwalter, regelt § 24 Abs. 3 WEG den Ersatz. Dann kann einladen:

Dasselbe gilt, wenn ein Verwalter existiert, sich aber pflichtwidrig weigert einzuladen.

Habt ihr keinen Beirat, ist der Weg also ein Beschluss, der einen Eigentümer ermächtigt. Den könnt ihr auch ohne Versammlung fassen: Nach § 23 Abs. 3 WEG genügt es, wenn alle Eigentümer in Textform zustimmen. Die Ermächtigung sollte sich auf die Einberufung beziehen und in der Beschluss-Sammlung auffindbar sein. In einer kleinen Gemeinschaft hilft eine feste Zuständigkeit, auch wenn bisher jede Person informell Termine vorgeschlagen hat.

Prüft vor dem Versand den aktuellen Eigentümerstand. Wurde eine Wohnung verkauft oder ein Eigentümer ist verstorben, kann die richtige Adressierung Klärung erfordern. Nutzt die bei der WEG geführten Kontaktdaten und klärt unklare Fälle vor dem Fristbeginn.

Form und Frist: Das sagt § 24 Abs. 4 WEG

§ 24 Abs. 4 WEG verlangt Textform und nennt als Regelfrist mindestens 3 Wochen. Bei besonderer Dringlichkeit kann eine kürzere Frist zulässig sein.

Daraus folgt:

• Textform: Eine E-Mail reicht. Ein Brief auch. Eine Unterschrift verlangt das Gesetz an dieser Stelle nicht. Dokumentiert Inhalt, Versand und möglichst den Zugang.
• Mindestens 3 Wochen: Das Gesetz sagt "soll". Es ist also eine Regel mit Ausnahme für besonders dringende Fälle. Eine akute Havarie ist so ein Fall. "Wir haben Lust auf Samstag" nicht.
• Alle Eigentümer: Das Gesetz sagt nicht, wie ihr Eigentümer erreicht, die woanders wohnen. Schickt die Einladung deshalb an die Adresse, die ihr zuletzt von ihnen habt, und bewahrt den Versandnachweis auf.

Für den Fristlauf zählt der Zugang der Einladung. Plant deshalb mit Puffer, besonders bei Briefpost und bei Eigentümern mit ungeklärter Adresse. Speichert die versandte Nachricht mit Anlagen; bei Postversand dokumentiert ihr Aufgabe und gewählte Zustellart. Prüft zusätzlich, ob die Gemeinschaftsordnung eine längere Frist vorsieht.

Eine außerordentliche Versammlung ist nicht automatisch ein Fall besonderer Dringlichkeit. Entscheidend ist, ob die Entscheidung wirklich nicht mit normalem Vorlauf warten kann. Legt den Grund für eine kürzere Frist schriftlich ab und beschränkt die Tagesordnung auf den dringlichen Gegenstand, wenn das der Anlass ist. Bei Unsicherheit ist ein zusätzlicher Puffer praktischer als eine Diskussion über die exakte Fristberechnung.

Die Tagesordnung: konkret genug, dass jeder weiß, worüber er abstimmt

Der wichtigste Satz steht in § 23 Abs. 2 WEG: "Zur Gültigkeit eines Beschlusses ist erforderlich, dass der Gegenstand bei der Einberufung bezeichnet ist."

Vergleicht diese beiden Formulierungen:

Die Faustregel: Jemand, der nicht kommt, muss aus der Einladung erkennen, was er mit seiner Vollmacht oder Nichtteilnahme verpasst. Hängt Angebote, Abrechnungen und Entwürfe als Anlage an. Wie ihr eine beigefügte Abrechnung vorher prüft, zeigt Jahresabrechnung prüfen. Wer einen Vertreter schickt, braucht diese Infos ebenfalls.

Muster-Einladung

Der Mustertext lässt bewusst Felder offen. Tragt den tatsächlichen Versammlungsort, die konkrete Tagesordnung und die verfügbaren Anlagen ein. Eine Preisangabe gehört nur hinein, wenn ein echtes Angebot mit diesem Betrag vorliegt. Bei mehreren Angeboten muss klar sein, worüber die Eigentümer entscheiden sollen. Formuliert einen Beschlussantrag so, dass die Beschluss-Sammlung später ohne Rätselraten zeigt, welche Maßnahme genehmigt wurde.

• Einladende Person und ihre Befugnis geklärt
• Alle aktuellen Eigentümer im Verteiler und Adressen geprüft
• Datum, Uhrzeit, Ort und gegebenenfalls Online-Zugang eingetragen
• Beschlussgegenstände einzeln und verständlich bezeichnet
• Angebote, Entwürfe und Abrechnungen passend zugeordnet
• Zugang mit Fristpuffer geplant und Versand dokumentiert

Das ist ein Muster und keine Rechtsberatung. Prüft, ob eure Teilungserklärung zur Einladung etwas Zusätzliches regelt.

Fallbeispiel: 5 Einheiten, Dachrinne und Jahresabrechnung

Die Einladung nennt bei der Dachrinne den betroffenen Gebäudeteil, die vorgesehene Reparatur und das Angebot. So können Eigentümer vorab prüfen, ob Umfang und Finanzierung für sie nachvollziehbar sind. Bei der Abrechnung ist zu unterscheiden: Die Eigentümer beschließen nach § 28 Abs. 2 WEG über Nachschüsse oder die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse. Die Formulierung „Genehmigung der Jahresabrechnung“ ist im Alltag verbreitet, trifft den heutigen Beschlussgegenstand aber nicht präzise. Der TOP sollte die konkrete Beschlussfassung benennen.

Eine Eigentümerin kann am Termin nicht teilnehmen. Sie erhält die Unterlagen trotzdem mit derselben Frist und kann eine Person mit Vollmacht in Textform vertreten lassen (§ 25 Abs. 3 WEG). Die Gemeinschaft dokumentiert die Vollmacht und zählt die abgegebenen Stimmen nach dem geltenden Stimmprinzip. Die Einladung ersetzt die Prüfung des Beschlusses selbst nicht: Vor der Abstimmung müssen die Eigentümer noch klären, ob Auftrag, Kostenrahmen und Finanzierung zum Angebot passen.

Protokoll nach der Eigentümerversammlung

Die Ladungsfrist betrifft die Einladung. Für das Protokoll nennt § 24 Abs. 6 WEG keine feste Zahl von Tagen. Die Niederschrift über gefasste Beschlüsse ist „unverzüglich“ aufzunehmen. Haltet deshalb den genauen Beschlusswortlaut und das Abstimmungsergebnis bereits in der Versammlung fest. Danach erstellt ihr das Protokoll der Eigentümerversammlung ohne unnötige Verzögerung.

Online-Teilnahme und virtuelle Versammlung

Viele kleine WEGs haben Eigentümer, die weit weg wohnen. Das Gesetz kennt 2 Wege, die nicht dasselbe sind.

• Hybrid (§ 23 Abs. 1 Satz 2 WEG): Die Eigentümer können beschließen, dass einzelne ohne Anwesenheit am Ort teilnehmen und ihre Rechte ganz oder teilweise elektronisch ausüben. Die Versammlung findet also weiter an einem Ort statt, einzelne schalten sich zu. Der Beschluss dazu ist selbst ein Tagesordnungspunkt.

• Rein virtuell (§ 23 Abs. 1a WEG): Dafür braucht es mindestens 3 Viertel der abgegebenen Stimmen. Der Beschluss gilt für höchstens 3 Jahre. Außerdem muss die virtuelle Versammlung bei Teilnahme und Rechteausübung mit einer Präsenzversammlung vergleichbar sein. Ein Chat, in dem nur einer redet, genügt dem kaum.

Wenn ein Fehler auffällt

Entdeckt ihr vor der Versammlung einen fehlenden Eigentümer oder einen nicht angekündigten Beschlussgegenstand, korrigiert die Einladung nicht nur still in einer Datei. Prüft, ob ein neuer Versand mit ausreichendem Vorlauf nötig ist. Haltet fest, wer die fehlerhafte und wer die korrigierte Fassung erhalten hat. Bei einem wichtigen, nicht dringenden TOP ist Vertagen oft der verständlichere Weg als ein späterer Streit über die Ladung.

Nach der Versammlung ist ein formaler Fehler nicht mit einer handschriftlichen Ergänzung der alten Einladung zu heilen. § 23 Abs. 4 WEG unterscheidet nichtige Beschlüsse von solchen, die bis zu einem rechtskräftigen Urteil gültig bleiben. Ob ein konkreter Ladungsmangel zur Anfechtung führt, hängt vom Fall ab. Bei einer streitigen Maßnahme lasst den Sachverhalt juristisch prüfen und dokumentiert die vorhandenen Einladungen, Anlagen und Zugangsbelege.

Legt für jeden Versand einen Ordner mit Empfängerliste, Einladung, Anlagen und Versandnachweisen an. Eine andere Person kann dann nachvollziehen, welche Fassung bei wem ankam.

Häufige Fehler bei der Einberufung

• Beschluss ohne Tagesordnungspunkt: Spontan wird "noch schnell" das Angebot für den Gärtner beschlossen. Der Gegenstand war nicht bezeichnet. Setzt es auf die nächste Einladung.
• Zu kurze Frist ohne Grund: Der Termin steht, die Einladung geht 10 Tage vorher raus. Ohne besondere Dringlichkeit weicht ihr von der 3-Wochen-Regel ab. Das kann Streit bringen.
• Eigentümer vergessen: Wer nicht eingeladen wurde, kann Beschlüsse später angreifen. Gleicht die Verteiler-Liste mit eurer Eigentümerliste ab.
• Kein Nachweis: Ihr wisst nach einem halben Jahr nicht mehr, wann die Einladung rausging. Speichert Mail und Anlagen zusammen ab.
• Falscher Absender: Ein Eigentümer lädt ein, ohne dass ihn jemand ermächtigt hat. Klärt das vorher schriftlich.

Für die Versammlung selbst sollten Beschlussanträge, Vollmachten und Protokollführung vorbereitet sein.

Fazit

Wer einladen darf, steht in § 24 Abs. 3 WEG. Die Einladung braucht Textform, im Regelfall mindestens 3 Wochen Vorlauf und konkret benannte Beschlussgegenstände. Mit einer sauberen Tagesordnung und einem dokumentierten Versand vermeidet ihr die häufigsten Streitpunkte. Eine Vorlage für Tagesordnungspunkte und das Protokoll findet ihr in der Hilfe unter Protokoll-Vorlagen und Tagesordnungspunkte.

Hinweis: Das ist keine Rechtsberatung. Den Gesetzestext lest ihr auf gesetze-im-internet.de. Bei Streit fragt einen WEG-Anwalt.

Häufige Fragen

Wie lang ist die Ladungsfrist zur Eigentümerversammlung? Nach § 24 Abs. 4 WEG soll die Einberufungsfrist mindestens 3 Wochen betragen, sofern kein Fall besonderer Dringlichkeit vorliegt. Maßgeblich ist, dass die Einladung die Eigentümer erreicht und sie sich auf die Beschlussgegenstände vorbereiten können. Plant bei Briefpost und unklaren Kontaktdaten zusätzliche Zeit ein. Prüft auch die Gemeinschaftsordnung: Sie kann für eure WEG eine längere Frist vorsehen. Ein außerordentlicher Termin allein rechtfertigt noch keinen kürzeren Vorlauf.

Wer lädt ohne Verwalter zur Versammlung ein? Fehlt ein Verwalter oder weigert er sich pflichtwidrig, nennt § 24 Abs. 3 WEG den Beiratsvorsitzenden, dessen Vertreter oder einen durch Beschluss ermächtigten Eigentümer. Gibt es weder Verwalter noch Beirat, müsst ihr die Ermächtigung zuerst wirksam beschließen. Ein Umlaufbeschluss ist möglich, wenn alle Eigentümer in Textform zustimmen (§ 23 Abs. 3 WEG). Eine Person sollte den Beschluss und die anschließend versandte Einladung für die Gemeinschaft dokumentieren.

Dürfen wir unter „Sonstiges“ spontan einen Beschluss fassen? § 23 Abs. 2 WEG verlangt, dass der Gegenstand eines Beschlusses schon bei der Einberufung bezeichnet wird. „Sonstiges“ kann für Fragen und Hinweise sinnvoll sein, benennt aber keinen konkreten Beschlussgegenstand. Ein neuer Auftrag oder eine Sonderumlage sollte deshalb als eigener TOP in der Einladung stehen. Kommt ein Thema erst nach dem Versand auf, prüft eine ergänzende Einladung mit ausreichender Frist oder nehmt es auf die nächste Versammlung. Die Details hängen vom Einzelfall ab.

Bis wann muss das Protokoll fertig sein? § 24 Abs. 6 WEG verlangt, die gefassten Beschlüsse unverzüglich in einer Niederschrift aufzunehmen. Eine feste Tageszahl steht dort nicht. Notiert Wortlaut und Abstimmungsergebnis deshalb schon während der Versammlung und erstellt die Niederschrift ohne unnötige Verzögerung. Unterschriften brauchen der Vorsitzende und ein Wohnungseigentümer; besteht ein Verwaltungsbeirat, unterzeichnet zusätzlich dessen Vorsitzender oder Vertreter. Die Beschlüsse gehören außerdem in die Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 und 8 WEG.

Reicht eine Einladung per E-Mail? § 24 Abs. 4 WEG verlangt Textform; dafür kann eine E-Mail geeignet sein. Entscheidend ist, dass die Einladung mit Tagesordnung und nötigen Informationen bei allen zu ladenden Eigentümern ankommt. Verlasst euch nicht allein auf eine alte Adresse oder eine Nachricht in einer informellen Chatgruppe. Haltet die Empfängerliste, die versandte Fassung und die Anlagen fest. Bei Zweifeln über den Zugang plant frühzeitigen Versand und eine nachvollziehbare Zustellmethode.