TL;DR: Jede WEG braucht ein Kassenbuch. Es dokumentiert alle Einnahmen und Ausgaben, bildet die Basis für die Jahresabrechnung und schützt euch bei Streitigkeiten. Mit einer klaren Struktur ist das auch ohne Buchhaltungskenntnisse machbar.
Das Kassenbuch: Pflicht, keine Option
Eine 5-Einheiten-WEG in München zahlte 2 Jahre lang Hausgeld. Ende des zweiten Jahres stellte sich heraus, dass ein Eigentümer nie bezahlt hatte, die Ausgaben aber trotzdem gebucht wurden. Ergebnis: 3.200 EUR Lücke. Und niemand konnte mehr genau sagen, wann es begonnen hatte.
Das hätte ein ordentliches Kassenbuch verhindert. Nicht weil es Zahlungen erzwingt, sondern weil es Transparenz schafft. Sofort.
Viele selbstverwaltete WEGs unterschätzen die Buchführung. "Das regeln wir irgendwie" funktioniert eine Weile. Dann eskaliert es. Wenn am Jahresende niemand mehr weiß, wer wie viel gezahlt hat und wofür das Geld ausgegeben wurde, gibt es Streit in der Eigentümerversammlung. Manchmal auch vor Gericht.
Die Grundregel: Ein Kassenbuch für eine kleine WEG ist keine komplexe Buchhaltung. Es ist eine vollständige Liste aller Geldflüsse. Chronologisch, klar, mit Beleg.
Was ins Kassenbuch gehört
Jeder Eintrag besteht aus 5 Angaben:
- Datum der Buchung (wann wurde gebucht, nicht wann die Rechnung datiert ist)
- Betrag mit klarer Kennzeichnung: Einnahme oder Ausgabe
- Buchungstext – konkret ("Hausgeld April, Einheit 3, Kühnert") statt vage ("Eingang April")
- Kategorie – wofür? (z. B. Instandhaltung, Versicherung, Verwaltungskosten)
- Beleg-Nummer – Verweis auf die zugehörige Rechnung oder den Kontoauszug
Jede Buchung braucht einen Beleg. Ohne Beleg kein Eintrag. Das gilt auch für Barzahlungen, die bei kleinen WEGs vorkommen können. Alle Belege und Rechnungen gehören gleichzeitig in die zentrale Dokumentenverwaltung, damit sie Jahre später noch auffindbar sind.
Einnahmen und Ausgaben trennen
Das Kassenbuch bildet 2 Seiten ab.
| Seite | Was gehört rein | Beispiel |
|---|---|---|
| Einnahmen | Hausgeldzahlungen aller Eigentümer | "Hausgeld April, Einheit 3, Kühnert: 180 EUR" |
| Ausgaben | Alle Kosten der WEG | "Heizungswartung, Firma Wärme GmbH: 320 EUR" |
| Rücklagen | Zuführungen ins Rücklagenkonto | "Rücklagenzuführung April: 250 EUR" |
Auf der Einnahmen-Seite stehen alle Hausgeldzahlungen der Eigentümer. Pro Monat, pro Einheit, mit Namen. So seht ihr auf einem Blick, wer gezahlt hat und wer nicht.
Auf der Ausgaben-Seite steht alles, was die WEG ausgibt: Versicherungsprämien, Handwerkerrechnungen, Reinigungskosten, Bankgebühren, Verwaltungssoftware. Jede Ausgabe mit Datum und Beleg.
Am Ende jedes Monats zieht ihr die Summe. Einnahmen minus Ausgaben ergibt den Saldo. Dieser sollte mit dem tatsächlichen Kontostand übereinstimmen. Tut er das nicht? Dann fehlt eine Buchung oder es hat sich ein Zahlendreher eingeschlichen. Sucht den Fehler sofort, nicht erst im Dezember, wenn die Abweichung sich potenziert hat.
Kategorien festlegen – und dabei bleiben
Legt am Anfang des Jahres fest, welche Kostenkategorien ihr nutzt. Typische Kategorien für eine kleine WEG:
- Instandhaltung: Reparaturen, Wartung (Heizung, Aufzug, Dach)
- Versicherung: Gebäudeversicherung, Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht
- Energie: Strom, Gas, Wasser für Allgemeinbereiche
- Reinigung: Hausreinigung, Treppenhausservice, Winterdienst
- Verwaltung: Software, Porto, Kontoführungsgebühren
- Rücklagen: Einzahlungen in die Instandhaltungsrücklage (getrennt führen!)
Bleibt bei diesen Kategorien durch das ganze Jahr. Wer im Juli eine neue Kategorie einführt, macht die Jahresabrechnung komplizierter, ohne dass es nötig wäre.
Die Rücklagen sind ein Sonderfall: Die Instandhaltungsrücklage ist kein laufender Aufwand, sondern eine angesammelte Reserve. Sie gehört auf ein separates Konto und in eine eigene Zeile im Kassenbuch. Vermischt sie nicht mit den laufenden Ausgaben.
Monatliche Routine: 15 Minuten reichen
Tipp: Nutzt den Kontoauszug als Checkliste. Jede Buchung auf dem Auszug braucht einen Eintrag im Kassenbuch. Wer beide parallel abarbeitet, macht keine Lücken.
Die größte Gefahr beim Kassenbuch ist die aufgeschobene Pflege. Wer 3 Monate wartet und dann 90 Minuten nachbucht, macht Fehler. Wer es monatlich pflegt, braucht 15 Minuten.
Monatliche Checkliste:
- Kontoauszug herunterladen
- Alle Eingänge als Hausgeld verbuchen (mit Eigentümer-Zuordnung)
- Alle Ausgaben buchen (mit Kategorie und Belegnummer)
- Saldo berechnen und mit Kontostand abgleichen
- Offene Hausgeldzahler anschreiben
Wer das 12 Mal im Jahr macht, hat am 31. Dezember kein Drama. Die Jahresabrechnung dauert dann ein paar Stunden, nicht ein paar Tage.
Die Jahresabrechnung vorbereiten
Das Kassenbuch ist die Grundlage für die Jahresabrechnung (Hausgeldabrechnung), die jede WEG einmal jährlich erstellen muss. In der Abrechnung schlüsselt ihr auf, wie viel jeder Eigentümer gezahlt hat, was die WEG ausgegeben hat und was der Eigentümer nachzahlen muss oder zurückbekommt.
Der Schlüssel für die Umlegung der Kosten ist meist der Miteigentumsanteil (MEA), außer die Teilungserklärung sieht etwas anderes vor. Welche MEA jeder Eigentümer hat, entnehmt ihr eurer gepflegten Eigentümerliste.
Die Jahresabrechnung wird in der nächsten Eigentümerversammlung beschlossen. Wer sie bis März fertig hat, kann sie rechtzeitig vor der Versammlung verschicken und die Fragen der Eigentümer in Ruhe vorbereiten.
Tipp: Exportiert das Kassenbuch am Jahresende als PDF. Das Dokument gehört ins WEG-Archiv und kann bei Streitigkeiten als Nachweis dienen, auch wenn 5 Jahre vergangen sind.
Häufige Fehler vermeiden
Fehler 1: Buchungen verspätet eintragen. Tragt Ausgaben zeitnah ein, am besten innerhalb von 3 Tagen nach der Zahlung. Später vergisst man, welche Rechnung zu welcher Zahlung gehört.
Fehler 2: Privatkonten für WEG-Zahlungen nutzen. Die WEG braucht ein eigenes Konto. Gemischte Transaktionen führen zu Chaos und rechtlichen Problemen, besonders wenn ein Eigentümer die Abrechnung prüfen will.
Fehler 3: Belege wegwerfen. Bewahrt alle Belege mindestens 10 Jahre auf. Das ist steuerrechtlich relevant, auch wenn die WEG selbst keine Steuern zahlt. Im Streitfall zählt nur der Beleg.
Fehler 4: Rücklagen und laufende Kosten vermischen. Die Instandhaltungsrücklage ist Vermögen der WEG, keine Ausgabe. Wer sie als normale Ausgabe verbucht, hat am Jahresende falsche Zahlen.
Fazit
Ein ordentliches Kassenbuch schützt alle Eigentümer: vor Streit, vor Nachzahlungs-Überraschungen und vor rechtlichen Problemen. Der Aufwand hält sich in Grenzen, wenn man es monatlich macht und konsequent dabei bleibt. Und es ist die Grundlage für alles Weitere: Jahresabrechnung, Wirtschaftsplan, Rücklagenplanung.
Wie ihr das Kassenbuch in WEGly nutzt und aufbaut, zeigt der Hilfe-Artikel Kassenbuch verstehen. Belege und Rechnungen könnt ihr direkt an Buchungen anhängen, wie im Artikel Beleg verknüpfen beschrieben. Alle Funktionen für die Finanzverwaltung findet ihr auf der Funktionen-Seite.
WEGly-Tipp: In WEGly führt ihr das Kassenbuch mit vordefinierten Kategorien. Hausgeld-Eingänge werden automatisch den Einheiten zugeordnet, und am Jahresende erstellt ihr die Abrechnung auf Knopfdruck. Jetzt ausprobieren →
André Köbel
Gründer & Geschäftsführer
Entwickler und WEG-Eigentümer mit 3 Einheiten. Hat WEGly aus eigener Frustration mit der Verwaltung entwickelt.
