Wirtschaftsplan der WEG erstellen: Beispiel

1. 1Ist-Zahlen sammeln

   Vorjahresabrechnung, Verträge und Kontoauszüge prüfen.

2. 2Planwerte begründen

   Änderungen und absehbare Erhaltung einzeln herleiten.

3. 3Einzelvorschüsse rechnen

   Jeden Kostenblock nach gültigem Schlüssel verteilen.

4. 4Beschluss fassen

   Beträge, Zeitraum und Fälligkeit eindeutig festhalten.

Warum eure WEG einen Wirtschaftsplan braucht

Eure Gemeinschaft hat 4 Einheiten. Die Gebäudeversicherung ist bezahlt, aber im Oktober kommt die Heizungswartung und die Rücklage ist knapp. Ein Eigentümer schlägt vor, die monatlichen Vorschüsse pauschal zu erhöhen. Die anderen fragen, woraus sich die Zahl ergibt.

Der Wirtschaftsplan beantwortet das vor Beginn oder für das laufende Kalenderjahr. Er stellt erwartete Einnahmen und Ausgaben dar. Nach § 28 Abs. 1 WEG beschließen die Eigentümer auf seiner Grundlage über Vorschüsse zu Kosten und Rücklagen. So weiß jede Einheit, welchen Betrag sie wann zahlen soll.

Welche Zahlen gehören in den Plan?

Beginnt mit den letzten Rechnungen, Verträgen und Kontoauszügen. Für neue Kosten holt ihr Angebote ein. Schreibt zu jeder Zahl die Grundlage, etwa „Versicherungspolice 2026“ oder „Wartungsvertrag vom 12. Mai“. Das macht Rückfragen leichter. Denkt auch an wiederkehrende Posten wie die Wartung der Rauchmelder oder die Kosten für den Schornsteinfeger.

Der Plan braucht außerdem Klarheit über den Zahlungsrhythmus. Bei monatlichem Hausgeld teilt ihr die Jahresvorschüsse einer Einheit durch 12. Runde Beträge nicht heimlich auf. Legt fest, wie ihr mit Centbeträgen und einem gewünschten Liquiditätspuffer umgeht.

Wirtschaftsplan in 5 Schritten erstellen

1. Vorjahr auswerten. Vergleicht Plan und tatsächliche Ausgaben. Welche Position war zu niedrig oder entfällt? Ein einmaliger Wasserschaden gehört nicht automatisch erneut in den Plan.
2. Kosten für das neue Kalenderjahr schätzen. Nutzt Rechnungen, Verträge und konkrete Angebote. Notiert den Grund für jede größere Änderung.
3. Rücklage planen. Prüft den Bestand und absehbare Bauteilarbeiten. Die Rücklage ist kein Restbetrag nach allen anderen Ausgaben. Wie ihr ihre Höhe herleitet, zeigt WEG-Rücklage verstehen.
4. Kosten auf Einheiten verteilen. Verwendet die gültigen Verteilungsschlüssel. Nach § 16 Abs. 2 WEG ist der Miteigentumsanteil der gesetzliche Ausgangspunkt; für einzelne Kosten oder Kostenarten können andere Schlüssel beschlossen werden.
5. Vorschüsse beschließen. Gebt allen Eigentümern den Plan und die Einzelbeträge vor der Abstimmung. Formuliert im Beschluss Höhe, Zahlungsrhythmus und Fälligkeit eindeutig.

Wer keinen externen Verwalter hat, muss diese Arbeit intern organisieren. Eine Person kann den Entwurf rechnen, eine zweite Belege und Schlüssel prüfen. Danach entscheidet die Gemeinschaft. Ein Spreadsheet kann helfen, ersetzt aber die fachliche Kontrolle nicht. Gibt es einen Verwaltungsbeirat, soll er den Wirtschaftsplan vor der Beschlussfassung prüfen und mit einer Stellungnahme versehen (§ 29 Abs. 2 WEG). In einer WEG ohne Beirat kann eine zweite Eigentümerin die Formeln, Belege und Verteilungsschlüssel gegenlesen. Entscheidend ist, dass die Person nicht nur die Gesamtsumme prüft: Ein falscher Schlüssel kann die Summe unverändert lassen und trotzdem die Einzelvorschüsse verschieben. Haltet offene Fragen zum Entwurf fest und klärt sie vor dem Beschluss, soweit sie die Höhe der Beiträge betreffen.

Beispiel für eine WEG mit 4 Einheiten

Die Gesamtrechnung lautet: geplante Ausgaben plus Rücklagenzuführung minus sonstige Einnahmen gleich benötigte Vorschüsse. Für jede Einheit verteilt ihr die einzelnen Kostenblöcke nach ihrem jeweils gültigen Schlüssel. Danach addiert ihr die Einzelanteile. Bei monatlicher Zahlung teilt ihr den Jahresvorschuss einer Einheit durch 12. Tragt in der echten Tabelle die Betragsspalte, Quelle und den verwendeten Schlüssel hinzu; ein pauschaler Schlüssel für alles kann falsch sein.

Stellt die Einzelaufstellung so dar, dass ein Eigentümer seinen Betrag von der Gesamtsumme bis zur Fälligkeit nachrechnen kann. Wenn ein Vertrag noch nicht verlängert wurde oder eine Reparatur ungewiss ist, kennzeichnet den Ansatz als Schätzung und beschreibt die Annahme. Eine erfundene Beispielsumme würde eurer WEG bei dieser Entscheidung nicht helfen.

So formuliert ihr den Beschluss verständlich

§ 28 Abs. 1 WEG spricht vom Beschluss über die Vorschüsse zur Kostentragung und zu den Rücklagen. Schreibt daher die zu zahlenden Beträge für jede Einheit oder verweist eindeutig auf die beigefügten Einzelwirtschaftspläne. Benennt das Kalenderjahr und die Fälligkeit. Nach § 28 Abs. 3 WEG können Eigentümer beschließen, wann Forderungen fällig werden und wie sie zu erfüllen sind.

Nach der Versammlung bewahrt ihr Plan, Einzelberechnungen und Beschluss zusammen auf. Ein klarer Verteilungsschlüssel hilft Eigentümern, die Beträge zu prüfen.

• Vorjahreswerte und aktuelle Verträge abgeglichen
• Neue Kosten mit Beleg oder nachvollziehbarer Schätzung erklärt
• Rücklagenzuführung getrennt ausgewiesen
• Jeden Kostenblock nach seinem gültigen Schlüssel verteilt
• Einzelvorschüsse und Zahlungsrhythmus nachvollziehbar berechnet
• Anlage und Beschlusstext eindeutig bezeichnet

Typische Fehler im Wirtschaftsplan

• Rücklage vergessen. Dann erscheinen die Monatsbeträge günstig, bis eine größere Reparatur ansteht.
• Doppelt finanziert. Eine Maßnahme taucht als laufende Ausgabe und zugleich als Entnahme aus der Rücklage auf. Trennt Zahlungsweg und Finanzierung.
• Alte Schlüssel fortgeschrieben. Prüft Teilungserklärung und neue Beschlüsse vor der Berechnung.
• Nur eine Gesamtsumme gezeigt. Eigentümer müssen ihren Einzelvorschuss nachvollziehen können.
• Plan mit Abrechnung verwechselt. Geplante Zahlen ersetzen die Jahresabrechnung nicht. Ein Kassenbuch mit Belegen erleichtert später den Abgleich.

Hinweis: Das ist keine Rechtsberatung. Wenn ein Schlüssel oder ein Beschluss strittig ist, lasst eure Unterlagen fachlich prüfen.

Fazit

Ein guter Wirtschaftsplan ist ein lesbarer Rechenweg von erwarteten Ausgaben bis zum Vorschuss je Einheit. Sammelt belastbare Zahlen, trennt Rücklage und laufende Kosten und prüft die Schlüssel. Dann können alle Eigentümer über konkrete Zahlungen entscheiden.

Häufige Fragen

Was ist ein Wirtschaftsplan der WEG?

Er ist die Planung der voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben für ein Kalenderjahr. Auf dieser Grundlage beschließen Eigentümer ihre Vorschüsse zu Kosten und Rücklagen nach § 28 Abs. 1 WEG. Er enthält außerdem einen Ansatz für die Erhaltungsrücklage und eine Aufteilung der Vorschüsse auf die einzelnen Einheiten. Für eine kleine WEG reicht eine übersichtliche Tabelle, wenn Positionen, Schlüssel und Rechenweg klar sind. Vergleicht den Entwurf mit Vorjahresabrechnung und laufenden Verträgen.

Wie berechnet ihr das monatliche Hausgeld?

Verteilt die geplanten Kosten und Rücklagenbeiträge nach den geltenden Schlüsseln auf die Einheiten. Den Jahresvorschuss einer Einheit teilt ihr bei monatlicher Zahlung durch 12. Prüft abweichende Schlüssel je Kostenart. Ein Kostenblock kann anders verteilt werden als der nächste, etwa aufgrund einer gültigen Vereinbarung. Rechnet deshalb nicht blind alle Ausgaben mit demselben Prozentsatz um. Zeigt je Einheit den Jahresbetrag und die monatliche Fälligkeit, damit der Beschluss später eindeutig umgesetzt werden kann.

Muss jede WEG einen Wirtschaftsplan erstellen?

§ 28 Abs. 1 WEG sieht für jedes Kalenderjahr einen Wirtschaftsplan vor. Auch eine selbstverwaltete Gemeinschaft braucht die Zahlen, damit sie Vorschüsse nachvollziehbar beschließen kann. Das gilt unabhängig davon, ob ihr einen externen Verwalter bestellt habt. Sammelt vor der Planung laufende Verträge, Versicherungsbeiträge, erwartete Reparaturen und den Rücklagenbedarf. Ohne Plan fehlen euch eine gemeinsame Zahlenbasis und klar beschlossene Zahlungen für das neue Jahr.

Wird der Wirtschaftsplan oder das Hausgeld beschlossen?

Nach dem heutigen Wortlaut von § 28 Abs. 1 WEG beschließen die Eigentümer die Vorschüsse zur Kostentragung und zu Rücklagen. Der Plan liefert die Berechnung. Formuliert die Einzelbeträge und Fälligkeiten im Beschluss eindeutig. Ein gut formulierter Beschluss nennt die Vorschüsse je Einheit, den Zeitraum und die Fälligkeiten. Verweist auf eine eindeutig bezeichnete Einzelaufstellung, damit keine Unklarheit über Beträge entsteht. Der Wirtschaftsplan bleibt die Rechengrundlage und sollte mit dem Beschluss aufbewahrt werden.