E-Rechnung in der WEG: XRechnung prüfen

1. 1Eingang sichern

   Originaldatei und Begleitmail unverändert speichern.

2. 2Lesbar machen

   Strukturierte Rechnung mit vertrauenswürdigem Viewer anzeigen.

3. 3Inhalt prüfen

   Auftrag, Leistung, Rechnungsdaten und Kontoverbindung abgleichen.

4. 4Freigabe festhalten

   Rückfragen klären und Zahlung eindeutig zuordnen.

Die Rechnung lässt sich nicht wie ein PDF öffnen

Der Dachdecker schickt eine Datei mit der Endung ".xml". Eine Eigentümerin hält sie für einen Fehler, ein anderer will den Betrag direkt überweisen. Tatsächlich kann es eine XRechnung sein. Sie enthält Rechnungsdaten in strukturierter Form, die Software verarbeiten kann. Für Menschen braucht es meist eine Darstellung durch einen Viewer.

§ 14 UStG beschreibt die elektronische Rechnung als Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein normales PDF ist damit nicht automatisch eine E-Rechnung im Sinne dieser Definition. Bei ZUGFeRD steckt zusätzlich zu einem sichtbaren PDF ein strukturierter Datensatz in der Datei. Bei XRechnung liegt üblicherweise XML ohne eingebautes Rechnungsbild vor.

Für eure WEG ist weniger wichtig, welches Format moderner klingt. Ein strukturiertes Dateiformat bestätigt weder, dass eine Rechnung echt ist, noch dass die beauftragte Leistung erbracht wurde. Wechselt deshalb bei einer neuen XML-Datei nicht automatisch direkt in die Zahlungsfreigabe. Entscheidend ist, dass niemand eine Rechnung bezahlt, deren Inhalt er nicht gelesen und mit dem Auftrag abgeglichen hat.

XRechnung und ZUGFeRD erkennen

Der E-Rechnungs-Viewer von ELSTER bietet eine lesbare Ansicht für unterstützte Dateien. Die Steuerverwaltung bezeichnet ihn als unverbindlichen Service. Nutzt keine zufälligen Upload-Portale für Rechnungen, bevor ihr Datenschutz, Vertraulichkeit und Speicherverhalten geprüft habt. Eine Dienstleisterrechnung kann Namen, Kontodaten und Angaben zum Gebäude enthalten.

Wenn die Datei sich nicht darstellen lässt, bittet den Aussteller um eine prüfbare Fassung oder technische Korrektur. Baut keine eigene Rechnung aus einem Screenshot nach. Die Originaldatei bleibt die maßgebliche Eingangsunterlage.

Muss jede WEG E-Rechnungen empfangen?

Die umsatzsteuerlichen Pflichten richten sich an Unternehmer und bestimmte Umsätze. Auch die normale Gemeinschaftsverwaltung ist umsatzsteuerlich eine Leistung an die Eigentümer, die nach § 4 Nr. 13 UStG steuerfrei ist. Steuerfrei heißt aber nicht, dass die WEG kein Unternehmer ist. Je nach unternehmerischer Stellung kann die Empfangspflicht seit dem 1. Januar 2025 auch eine WEG betreffen. Klärt den Status eurer WEG im Zweifel mit eurer Steuerberatung. Der Dienstleister kann seinerseits ein E-Rechnungsformat nutzen, selbst wenn eure Gemeinschaft keinen komplexen Rechnungsprozess hat.

§ 27 Abs. 38 UStG enthält Übergänge für Aussteller: Papier- oder PDF-Rechnungen (PDF nur mit Zustimmung des Empfängers) sind bis Ende 2026 erlaubt, im Jahr 2027 unter anderem noch für Aussteller mit höchstens 800.000 EUR Vorjahresumsatz. Ab 2028 laufen die Übergänge aus. Dauerhaft ausgenommen bleiben Rechnungen von Kleinunternehmern und Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR (§ 34a und § 33 UStDV). Diese Übergänge sind keine Begründung, eine eingegangene XML-Datei ungeprüft wegzulegen. Eine erreichbare E-Mail-Adresse und eine zuständige Person sind schon praktisch sinnvoll.

Fallbeispiel: Rechnung zur Heizungsreparatur

Die Technik hat die Position lesbar gemacht, aber nicht selbst entschieden, ob sie berechtigt ist. Diese Trennung ist wichtig, wenn mehrere Eigentümer an der Freigabe beteiligt sind: Eine Person prüft den Auftrag, eine andere kann Betrag und Zahlungsziel gegenlesen. Der Status bleibt bis zur Klärung „Rückfrage offen“.

Ein Eingangsprozess in 5 Schritten

1. Eingang sichern: Speichert die Originaldatei unverändert mit Eingangsdatum. Auch eine begleitende E-Mail kann wichtige Angaben enthalten.
2. Lesbar machen: Stellt XML mit einem vertrauenswürdigen Viewer dar. Prüft, ob alle Seiten und Anlagen sichtbar sind.
3. Sachlich prüfen: Stimmen Aussteller, Rechnungsnummer, Leistung, Zeitraum, Adresse und Betrag mit Auftrag und Abnahme überein?
4. Freigabe dokumentieren: Eine andere Person kann den Zahlungsbetrag gegenprüfen. Notiert Rückfragen und das Freigabedatum.
5. Zahlung zuordnen: Verknüpft Zahlung, Rechnung, Auftrag und eventuelle Gutschrift eindeutig.

Bei einer Handwerkerrechnung ist der sachliche Abgleich besonders wichtig. Das XML-Format sagt nichts darüber, ob die Arbeit vollständig oder richtig berechnet wurde. Legt Angebot, Beschluss und Abnahme in der zentralen Dokumentenablage zusammen mit der Rechnung ab. Ein Viewer-Ausdruck allein sollte nicht das Original ersetzen. Prüft außerdem, ob Anhänge zur Rechnung gehören, etwa ein Aufmaß oder eine Leistungsübersicht. Wenn ein Anhang fehlt, kann die Zahl im XML zwar korrekt übertragen sein, die sachliche Freigabe aber trotzdem noch nicht möglich sein. Tragt solche Rückfragen in derselben Vorgangsakte ein. Eine Rechnung ist erst abgeschlossen, wenn die Gemeinschaft auch weiß, welche Fassung bezahlt wurde und welcher Auftrag damit erledigt ist.

Was wird aufbewahrt?

Bewahrt die empfangene Datei in ihrer ursprünglichen Form auf, einschließlich eingebettetem XML bei ZUGFeRD. Eine zusätzlich erzeugte lesbare Ansicht hilft beim Prüfen, ist aber nicht dasselbe wie der strukturierte Datensatz. Regeln zur Aufbewahrung hängen von der steuerlichen Stellung und den konkreten Unterlagen ab; eine pauschale Privatregel für alle Eigentümer lässt sich daraus nicht ableiten.

Gebt den Dateien sprechende Namen, etwa Datum, Lieferant und Rechnungsnummer; dasselbe Schema hilft beim Digitalisieren eurer übrigen WEG-Dokumente. Verhindert versehentliche Doppelzahlung durch einen sichtbaren Status „eingegangen“, „geprüft“, „freigegeben“ oder „bezahlt“. Das Kassenbuch oder eure Buchungsübersicht sollte auf die richtige Belegdatei verweisen. Bei mehreren Versionen bleibt nachvollziehbar, welche Rechnung korrigiert wurde.

Prüfroutine vor jeder Zahlung

• Originaldatei mit Eingangsdatum gesichert
• Lesbare Ansicht erzeugt und Rechnungsangaben geprüft
• Auftrag, Beschluss oder Vertrag gefunden
• Leistung und mögliche Nachträge sachlich abgeglichen
• Kontoverbindung und Freigabe bestätigt
• Zahlung und Belegdatei eindeutig verknüpft

Eine korrigierte Rechnung gehört nicht einfach unter demselben Dateinamen über die erste. Kennzeichnet beide Versionen und notiert, welche bezahlt wurde. Der Hausgeld-Überblick hilft, die Ausgabe später als Gemeinschaftskosten einzuordnen.

Hinweis: Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung oder Steuerberatung. Prüft steuerliche Pflichten und Aufbewahrungsfristen für die konkrete Tätigkeit eurer WEG fachlich.

Fazit

Öffnet strukturierte Rechnungen mit einem vertrauenswürdigen Viewer und bewahrt das Original auf. Vergleicht Inhalt und Betrag mit dem Auftrag, dokumentiert Freigabe und Zahlung und klärt den steuerlichen Status eurer WEG getrennt. So bleibt auch eine XML-Rechnung ein prüfbarer Beleg.

Häufige Fragen

Wie öffnet eine WEG eine XRechnung?

Eine XRechnung liegt häufig als XML-Datei vor und braucht für Menschen eine lesbare Darstellung. Der E-Rechnungs-Viewer von ELSTER ist ein offizielles Angebot für unterstützte Dateien. Speichert die Originaldatei unverändert, erstellt eine Ansicht und prüft die Rechnungsangaben gegen Auftrag und Leistung. Wenn die Datei nicht dargestellt werden kann, bittet den Aussteller um Klärung. Ein Viewer bestätigt nicht, dass die Leistung korrekt berechnet wurde.

Ist ein PDF automatisch eine E-Rechnung?

Nein. § 14 UStG verlangt für die E-Rechnung ein strukturiertes elektronisches Format, das elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein normales PDF enthält nur ein lesbares Bild oder Text und erfüllt diese Definition nicht allein. Ein ZUGFeRD-PDF kann zusätzlich einen eingebetteten strukturierten Datensatz enthalten. Bewahrt in diesem Fall die ursprüngliche Datei, damit dieser Datensatz nicht durch Ausdruck oder erneutes Speichern verloren geht.

Muss jede kleine WEG E-Rechnungen empfangen können?

Die Pflicht trifft Unternehmer. Weil auch die steuerfreie Gemeinschaftsverwaltung nach § 4 Nr. 13 UStG eine Leistung an die Eigentümer ist, betrifft sie viele WEGs. Klärt den Status eurer Gemeinschaft im Zweifel mit eurer Steuerberatung. Unabhängig davon können Dienstleister strukturierte Rechnungen senden. Ein zentraler Rechnungseingang und eine zuständige Person sind daher praktisch sinnvoll, auch wenn die steuerliche Einordnung noch geklärt werden muss.

Reicht es, die angezeigte Rechnung als PDF zu speichern?

Nein, wenn ihr eine strukturierte Originaldatei erhalten habt, sollte diese unverändert erhalten bleiben. Eine PDF-Ansicht ist eine hilfreiche Lesefassung, ersetzt aber nicht das XML oder ein ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem Datensatz. Legt außerdem Freigabe, Auftrag, Korrekturen und Zahlungsnachweis nachvollziehbar dazu. Welche gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für eure WEG gelten, hängt von ihrer steuerlichen Situation und den Unterlagen ab.