Hausverwaltung wechseln: Ablauf für kleine WEGs

1. 1Bestand aufnehmen

   Bestellung, Vertrag und offene Vorgänge sichern.

2. 2Neue Verwaltung suchen

   Leistungsbedarf klären und vergleichbare Angebote einholen.

3. 3Beschließen

   Abberufung, Nachfolge und Vertretung festhalten.

4. 4Übergeben

   Konten, Schlüssel, Daten und Aufgaben mit Stichtag prüfen.

„Wir kündigen einfach“ ist noch kein Wechselplan

Eure WEG mit 4 Einheiten ist unzufrieden. Die letzte Abrechnung fehlt, auf Rückfragen kommt keine Antwort und ein Reparaturangebot liegt seit Wochen. Jemand schreibt in den Hauschat: „Dann kündigen wir eben.“ Doch der Verwalter ist bestellt, es gibt einen Vertrag und laufende Aufgaben.

Ein Verwalterwechsel hat deshalb 2 Ebenen: das Amt des bestellten Verwalters und den Vertrag über seine Vergütung und Leistungen. Die Eigentümer beschließen nach § 26 Abs. 1 WEG über Bestellung und Abberufung. Nach § 26 Abs. 3 WEG darf der Verwalter jederzeit abberufen werden. Sein Vertrag endet spätestens 6 Monate nach der Abberufung. Ein früheres Vertragsende kann sich aus dem Vertrag oder anderen rechtlichen Gründen ergeben; prüft das im konkreten Fall.

Vor dem Beschluss: Lage klären

Der erste Schritt ist eine Bestandsaufnahme. Sammelt Bestellungsbeschluss, Verwaltervertrag, Nachträge und letzte Protokolle. Notiert, wann die Bestellung endet und welche Kündigungs- oder Übergaberegeln im Vertrag stehen. Prüft außerdem, welche Arbeiten offen sind: Jahresabrechnung, Versicherungsfall, Sanierung, Hausgeldrückstände.

Dokumentiert eure Kritik mit Datum und konkretem Vorgang. „Schlechte Kommunikation“ ist schwer greifbar. „Auf die schriftliche Nachfrage zur offenen Rechnung kam auch nach Erinnerung keine Antwort“ hilft euch, intern sachlich zu entscheiden. Für die Abberufung verlangt § 26 Abs. 3 WEG keinen wichtigen Grund. Die Dokumentation bleibt für Übergabe und mögliche Vertragsfragen wertvoll.

Eine neue Hausverwaltung finden

Eine kleine WEG bekommt eher passende Angebote, wenn sie ihren Bedarf klar beschreibt. Nennt Zahl der Einheiten, Lage, Baujahr, vorhandene Unterlagen, laufende Maßnahmen und offene Abrechnungen. Fragt ausdrücklich, ob die Verwaltung kleine Gemeinschaften übernimmt und ab wann Kapazität frei ist. Ein unverbindliches „Wir melden uns“ ist noch keine Zusage für den gewünschten Starttermin.

Vergleicht die Angebote nach demselben Leistungskatalog: Jahresabrechnung, Wirtschaftsplan, Versammlung, Beschluss-Sammlung, Objekttermine, Schadenbearbeitung, digitale Unterlagen und Sonderleistungen. Fragt nach erreichbarer Ansprechperson, Vertretung im Urlaub und Verfahren bei dringenden Reparaturen. Der niedrigste Grundbetrag kann teuer werden, wenn häufige Tätigkeiten separat abgerechnet werden. Erfindet keinen branchenweiten Einheitspreis; lasst euch für eure konkrete WEG ein schriftliches Angebot geben.

Wechsel in 6 Schritten

1. Nachfolge vorbereiten. Holt Angebote oder erstellt einen realistischen Selbstverwaltungsplan. Nennt geplante Bauarbeiten und offene Abrechnungen. Ein Anbieter muss wissen, welche Lage er übernimmt.
2. Tagesordnung klar formulieren. Ladet zur Entscheidung über Abberufung und Neubestellung beziehungsweise künftige Selbstverwaltung ein. Nach § 23 Abs. 2 WEG muss der Beschlussgegenstand bei der Einberufung bezeichnet sein.
3. Beschlüsse fassen und dokumentieren. Haltet fest, wer ab wann Verwalter sein soll und wer gegenüber dem bisherigen Verwalter handelt. Für normale Beschlüsse entscheidet grundsätzlich die Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG).
4. Bisherigen Verwalter informieren. Nach § 9b Abs. 2 WEG vertritt ihm gegenüber der Beiratsvorsitzende oder ein dazu ermächtigter Eigentümer die Gemeinschaft. Sorgt für einen nachweisbaren Zugang der Mitteilung.
5. Übergabe terminieren. Vereinbart einen Stichtag für Unterlagen, Konten, Schlüssel, laufende Vorgänge und Datenzugänge. Führt ein Übergabeprotokoll mit fehlenden Positionen.
6. Laufenden Betrieb sichern. Prüft die ersten Zahlungen und Fristen nach dem Wechsel. Informiert Dienstleister und Versicherer über den richtigen Ansprechpartner.

Wenn kein Verwalter vorhanden ist und eine Versammlung einberufen werden muss, regelt § 24 Abs. 3 WEG, wer anstelle des Verwalters einladen kann. Ein Beiratsvorsitzender, sein Vertreter oder ein per Beschluss ermächtigter Eigentümer kommt dafür in Betracht. Die Einladung erfolgt in Textform. Die Einberufungsfrist soll mindestens 3 Wochen betragen, außer bei besonderer Dringlichkeit (§ 24 Abs. 4 WEG).

Welche Unterlagen müssen auf die Übergabeliste?

Der größte Fehler ist eine Übergabe „irgendwann per E-Mail“. Baut eine Liste und hakt jedes Paket ab. Nach § 18 Abs. 4 WEG dürfen Eigentümer Einsicht in Verwaltungsunterlagen verlangen. Für den Neustart braucht ihr sie vollständig und geordnet.

Lasst euch für digitale Unterlagen lesbare Dateien und eine nachvollziehbare Ordnerstruktur geben. Ein alter Login ohne Zugriff auf exportierbare Daten ist keine vollständige Übergabe. Wer danach selbst verwaltet, prüft beim Vergleich von Hausverwaltungssoftware besonders Import und Export. Notiert, welche Unterlagen fehlen, wer sie nachliefert und bis wann.

Besonders wichtig ist das Gemeinschaftskonto. Klärt mit der Bank, welche Unterlagen sie für neue Zeichnungsberechtigungen verlangt. Prüft Kontostände am Übergabetag und legt fest, wer Daueraufträge oder Freigaben bearbeitet. Ein Wechsel der Verwaltung soll keine Zahlung blockieren. Die Buchungen im Kassenbuch helfen, offene Vorgänge zu erkennen.

Was gilt, wenn ihr selbst übernehmt?

Prüft deshalb vor dem Stichtag, wie Beschlüsse vorbereitet, Verträge geschlossen und Zahlungen freigegeben werden. Haltet fest, wer welche Unterlagen pflegt und wer einspringt. Der Wirtschaftsplan für die WEG und die Jahresabrechnung bleiben nötig. Ein Verwalterwechsel lässt keine Finanzpflichten ausfallen.

Bei der Entscheidung über den neuen Verwalter kann auch die Frage nach einem zertifizierten Verwalter auftauchen. § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG enthält für Gemeinschaften mit weniger als 9 Sondereigentumsrechten eine besondere Ausnahme, wenn ein Eigentümer zum Verwalter bestellt ist und weniger als ein Drittel die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangt. Prüft die Voraussetzungen genau; „klein“ allein genügt nicht.

• Bestellungsbeschluss und Vertrag des bisherigen Verwalters geprüft
• Neuer Leistungsbedarf und Kandidatenangebote dokumentiert
• Abberufung, Neubestellung und Vertragsfragen getrennt vorbereitet
• Vertretung gegenüber altem Verwalter festgelegt
• Übergabestichtag für Konten, Schlüssel und Daten vereinbart
• Offene Rechnungen, Schäden und Fristen einer Person zugeordnet

Häufige Fehler beim Verwalterwechsel

• Kein Stichtag für Zuständigkeiten. Alter und neuer Ansprechpartner gehen davon aus, dass der jeweils andere die Rechnung bezahlt. Schreibt Übergabedatum und offene Zahlungen auf.
• Amtsende mit Vertragsende verwechselt. Der Abberufungsbeschluss beendet nicht automatisch jede Vergütung am selben Tag. Lest § 26 Abs. 3 WEG und den Vertrag zusammen.
• Beschluss ohne Nachfolge. Eine Lücke erschwert Bankzugriff, Einladungen und Aufträge. Bereitet die Anschlusslösung vor dem Wechsel vor.
• Nur Papier übernommen. Digitale Belege, offene Tickets und Zugangsdaten können ebenso wichtig sein. Prüft, was tatsächlich nutzbar ankommt.

Fazit

Ein Verwalterwechsel ist ein Projekt mit Beschluss, Vertrag und Übergabe. Wenn ihr Stichtage, Vertretung und offene Aufgaben früh klärt, bleibt die WEG handlungsfähig. Bei Vertragsstreit oder unklarer Bestellung holt ihr individuellen Rechtsrat ein.

Häufige Fragen

Kann eine WEG den Verwalter jederzeit abberufen?

Ja. Nach § 26 Abs. 3 WEG ist die Abberufung jederzeit möglich. Die Eigentümer entscheiden darüber durch Beschluss. Das Ende des Verwaltervertrags betrachtet ihr getrennt. Bereitet den Beschluss so vor, dass die Gemeinschaft anschließend handlungsfähig bleibt. Klärt, wer Unterlagen und Kontozugriffe übernimmt, wer dem bisherigen Verwalter die Entscheidung mitteilt und wann ein Nachfolger bestellt wird. Prüft daneben Kündigungsregeln und mögliche Vergütungsansprüche des Vertrags.

Endet der Verwaltervertrag sofort nach der Abberufung?

Nicht zwingend. § 26 Abs. 3 WEG setzt eine äußerste Grenze von 6 Monaten nach der Abberufung. Ein früheres Ende hängt vom Vertrag und den Umständen ab. Die gesetzliche Grenze bedeutet nicht, dass immer noch 6 Monate zu zahlen sind. Entscheidend sind die konkrete Vertragslage und ein möglicher früherer Beendigungsgrund. Dokumentiert Beschlussdatum und Zugang der Erklärung, damit ihr Fristen und die Vergütung nachvollziehen könnt.

Wer teilt dem alten Verwalter den Beschluss mit?

Nach § 9b Abs. 2 WEG vertritt ihm gegenüber der Beiratsvorsitzende oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer die Gemeinschaft. Haltet die Zustellung nachvollziehbar fest. Im Beschluss könnt ihr die zuständige Person ausdrücklich ermächtigen und den Übergabeweg festhalten. Sichert einen nachweisbaren Zugang der Erklärung. Fordert zugleich Konten, Verträge, Beschluss-Sammlung und digitale Zugänge mit einer konkreten Frist an, damit der Wechsel praktisch funktioniert.

Kann die WEG nach dem Wechsel ohne externen Verwalter arbeiten?

Ja, sie kann Selbstverwaltung organisieren. Prüft vorab Vertretung, Kontozugriff, Finanzen und Versammlungen. Ohne bestellten Verwalter vertreten die Eigentümer die Gemeinschaft grundsätzlich gemeinsam. Vor dem Wechsel solltet ihr prüfen, wer Zahlungen freigibt, die Jahresabrechnung vorbereitet und Versammlungen organisiert. Auch Bank und Dienstleister benötigen klare Ansprechpartner und Nachweise. Eine kurze Übergabeliste verhindert, dass Rechnungen oder Fristen zwischen 2 Zuständigkeiten liegen bleiben.