Gewährleistung nach Reparatur: Abnahme und Fristen

1. 1Auftrag danebenlegen

   Leistungsumfang, Material und betroffene Stelle vergleichen

2. 2Vor Ort prüfen

   Funktion testen und sichtbare Abweichungen fotografieren

3. 3Abnahme entscheiden

   Ergebnis, Mängel und Vorbehalt schriftlich festhalten

4. 4Frist überwachen

   Unterlagen ablegen und Kontrolltermin vormerken

Fertig ist nicht gleich abgenommen

Am 12. Mai 2026 repariert eine Firma das undichte Flachdach über Einheit 3. Die zuständige Person nimmt die Rechnung entgegen, der Handwerker packt zusammen, alle sind zufrieden. Im November steht Wasser im Dachboden. Die Firma sagt: "Das ist ein neues Problem." Ihr sagt: "Das war eure Reparatur." Und niemand kann belegen, wann die Arbeit geprüft wurde und welche Stellen bearbeitet waren.

Genau hier hakt es in vielen kleinen WEGs. Die Reparatur ist erledigt, die Aufgabe wird geschlossen, die Rechnung abgeheftet. Eine Abnahme hat nie stattgefunden. Dabei ist sie der Punkt, an dem rechtlich einiges umschaltet.

Der Artikel Schadensmeldung: Vom Wasserfleck zur Reparatur endet mit der dokumentierten Reparatur. Hier geht es um das, was danach kommt: prüfen, abnehmen, Fristen im Blick behalten.

Gewährleistung nach Reparatur: Was die Abnahme bedeutet

Abnahme heißt: Ihr erklärt, dass ihr die Arbeit als im Wesentlichen vertragsgemäß annehmt. Das Gesetz sagt in § 640 BGB, dass der Besteller ein vertragsgemäß hergestelltes Werk abnehmen muss. Wegen unwesentlicher Mängel darf er die Abnahme nicht verweigern.

Drei Folgen solltet ihr kennen:

Ob eure Reparatur unter "Bauwerk" fällt, hängt vom konkreten Werk ab. Ein neues Dach oder eine neue Abdichtung am Gebäude kann in die 5-Jahres-Kategorie fallen. Der Austausch einer beweglichen Sache kann anders einzuordnen sein. Setzt die Frist für euren Auftrag nicht allein nach einem Blogbeispiel fest. Prüft Vertrag und Leistung, bei Unklarheit mit fachlichem Rat.

Es gibt auch eine "fiktive Abnahme": Hat der Handwerker nach Fertigstellung eine angemessene Frist gesetzt und ihr verweigert die Abnahme nicht unter Angabe mindestens eines Mangels, kann die Arbeit als abgenommen gelten (§ 640 Abs. 2 BGB). Für Verbraucher enthält die Vorschrift zusätzlich eine Textform-Belehrung. Ob das im konkreten WEG-Vertrag gilt, sollte rechtlich geprüft werden. Reagiert jedenfalls auf jede Aufforderung zur Abnahme mit einer dokumentierten Entscheidung.

Die Zahlen sind Verjährungsfristen für bestimmte Mängelansprüche, keine universelle Garantiezeit. Eine Reparatur an einem Gebäude ist nicht automatisch ein Bauwerk im Sinn der Fünfjahresregel. Gerade bei kleiner Instandsetzung oder gemischten Aufträgen kann die Einordnung schwierig sein. Gebt deshalb in eurer Übersicht neben einem Fristdatum auch die verwendete Vertragsgrundlage an.

Hinweis: Das ist keine Rechtsberatung. Bei größeren Summen oder Streit fragt einen Anwalt. Die Paragrafen findet ihr auf gesetze-im-internet.de.

Die Abnahme in 5 Schritten

1. Termin vereinbaren. Legt einen Begehungstermin fest, mit dem Handwerker und mindestens einer Person aus der WEG. Zu zweit seid ihr besser als allein, einer prüft, einer notiert.
2. Gegen den Auftrag prüfen. Nehmt Angebot oder Auftrag in die Hand. Wurde alles gemacht, was dort steht? Stimmen Material, Menge und Ausführung? Eine Funktionsprobe gehört dazu: Wasser laufen lassen, Heizung hochdrehen, Tür schließen.
3. Mängel festhalten. Fotografiert jeden Mangel mit Datum und schreibt ihn konkret auf. "Fuge an der Nordseite, ca. 40 cm, nicht verschlossen" ist brauchbar. "Sieht nicht gut aus" nicht.
4. Entscheiden: abnehmen, mit Vorbehalt abnehmen oder verweigern. Kleine Mängel verhindern die Abnahme in der Regel nicht. Schreibt sie ins Protokoll und behaltet eure Rechte ausdrücklich vor. Bei wesentlichen Mängeln verweigert ihr die Abnahme und nennt die Gründe.
5. Protokoll unterschreiben lassen. Datum, Ort, Anwesende, Mängelliste, Vorbehalt, Unterschriften. Eine Seite genügt. Jeder bekommt eine Kopie.

Für eine WEG mit 4 Einheiten ist ein fester Ablauf hilfreich: Eine Person hält den Auftrag bereit, eine zweite schaut sich die bearbeitete Stelle an, eine dritte dokumentiert Fotos. Wer für die Gemeinschaft rechtsverbindlich handelt, ergibt sich aus der Vertretung und den Beschlüssen. Die Anwesenheit bei einer Begehung allein macht jemanden noch nicht zum Vertreter. Klärt diese Frage vor dem Termin, nicht erst beim Unterschreiben.

Praxisbeispiel: Die Firma hat 2 Dachabläufe laut Angebot erneuert. Vor Ort ist einer frei, am zweiten steht Wasser. Die WEG beschreibt Ort und Befund im Protokoll, fotografiert den Ablauf und entscheidet erst dann über die Abnahme. So verwechselt sie eine Beobachtung nicht mit einer technischen Diagnose.

Was ins Abnahmeprotokoll gehört

Ein gutes Protokoll ist kurz und eindeutig. Diese Angaben solltet ihr immer haben:

• Auftrag und Firma: Was wurde beauftragt, von wem, laut welchem Angebot?
• Datum der Abnahme: In den Fällen des § 634a Abs. 1 Nr. 1 und 2 BGB beginnt damit die Verjährung. Es muss klar draufstehen.
• Festgestellte Mängel: Je Mangel eine Zeile, mit Ort und Beschreibung, dazu Fotos als Anlage.
• Vorbehalt: Ein Satz wie "Die Abnahme erfolgt unter Vorbehalt der genannten Mängel" genügt als Grundlage.
• Frist zur Nachbesserung: Nennt ein konkretes Datum, bis wann die Mängel beseitigt sein sollen.
• Unterschriften: Beide Seiten, mit Datum.

Wichtig: Wer abnimmt, braucht eine klare Beauftragung. Klärt vorab, wer die Gemeinschaft beim Termin vertritt und wer einen Vorbehalt erklären darf. Haltet die Zuständigkeit im Beschluss oder in der Vollmacht fest. Ein Beirat ist nicht schon wegen seiner Bezeichnung allein für jede rechtsverbindliche Abnahme zuständig.

Mängel so beschreiben, dass eine Nachprüfung möglich ist

Notiert den genauen Ort: Dachseite, Raum, Bauteil oder eine Markierung auf dem Plan. Ergänzt, was ihr beobachtet habt, wann ihr es gesehen habt und wie sich die Funktion verhält. "Wasser läuft am linken Anschluss aus" ist überprüfbar; "schlecht gearbeitet" ist nur eine Wertung. Fotos sollten eine Übersicht und eine Nahaufnahme enthalten. Eine Skizze kann zeigen, welche Stelle gemeint ist.

Trennt den Befund von der Ursache. Ein Fleck unter der reparierten Stelle beweist nicht schon, dass genau diese Reparatur mangelhaft war. Er ist aber ein Anlass für eine fachliche Prüfung. Wenn bei der Abnahme eine Sichtprüfung nicht möglich ist, schreibt auch das ins Protokoll. Erfindet keinen positiven Prüfnachweis für verdeckte Bauteile.

• Auftrag, Angebot und Nachträge liegen beim Termin vor
• Bearbeitete Bereiche und Funktionsprobe sind dokumentiert
• Jeder sichtbare Mangel hat Ort, Beschreibung und Foto
• Abnahmeentscheidung und Rechtevorbehalt sind eindeutig
• Zuständige Person, Folgetermin und Unterlagenablage stehen fest

Fristen im Blick behalten

Die Abnahme ist der Start, aber ein Datum in einem Ordner hilft niemandem. Mängel zeigen sich oft erst nach dem ersten Winter oder dem ersten Starkregen. Wer das Fristende nicht kennt, merkt zu spät, dass die Ansprüche verjährt sind.

So macht ihr es einfach:

1. Fristende berechnen und eintragen. Abnahme am 12. Mai 2026, Frist 2 Jahre: Ende am 12. Mai 2028. Bei 5 Jahren: 12. Mai 2031. Tragt das Ende ein und setzt eine Erinnerung 3 bis 6 Monate vorher.
2. Vor Fristende prüfen. Eine Begehung vor Ablauf dauert eine halbe Stunde. Findet ihr einen Mangel, meldet ihn schriftlich und mit Fotos. Wie ihr danach vorgeht, besprecht mit einem Anwalt, denn Verjährung hat Regeln, die über eine einfache Mail hinausgehen.
3. Unterlagen zusammenhalten. Auftrag, Rechnung, Abnahmeprotokoll und Fotos gehören an einen Ort. Wenn der Beirat wechselt, muss der Nachfolger sie in 2 Minuten finden. Mehr dazu in Dokumente zentral verwalten.

Eine Erinnerung ist keine rechtliche Hemmung der Verjährung. Auch eine einfache Mängelmail kann dafür unzureichend sein. Wenn die Frist näher rückt oder der Betrieb die Verantwortung bestreitet, holt zeitnah Rechtsrat ein. Für die WEG zählt außerdem, wer die Kommunikation mit dem Betrieb bündelt. Parallel versandte Nachrichten mit unterschiedlichen Fristen erschweren eine nachvollziehbare Bearbeitung.

Von der Mängelanzeige zur Nachprüfung

Entdeckt ihr später einen möglichen Mangel, sammelt zuerst Auftrag, Abnahmeprotokoll, Fotos und aktuelle Beobachtungen. Meldet dem Betrieb sachlich, welcher Teil der beauftragten Leistung betroffen ist. Beschreibt den Zustand und bittet um Prüfung und Nacherfüllung. Eine konkrete angemessene Rückmeldung oder ein Termin macht den Vorgang verfolgbar. § 634 BGB nennt weitere Rechte nur unter ihren jeweiligen Voraussetzungen.

Bei der Nachprüfung dokumentiert wieder dieselbe zuständige Person. Was hat der Betrieb festgestellt, was wurde tatsächlich geändert und was bleibt offen? Wenn eine zweite Firma zur Schadenabwehr nötig wird, sollte die WEG Grund, Dringlichkeit und Auftrag separat festhalten. Der Artikel Handwerker-Mängel richtig rügen vertieft diesen Ablauf.

Für größere Bauaufträge kann eine Gewährleistungsbürgschaft vertraglich vereinbart sein. Sie ist nicht automatisch Teil jeder kleinen Reparatur. Prüft, ob der Auftrag überhaupt eine solche Sicherheit vorsieht und welche Ansprüche sie abdeckt. Das Protokoll ersetzt weder den Vertrag noch eine fachliche Baubegleitung.

Häufige Fehler nach Reparaturen

• Bezahlen, bevor geprüft wurde. Die Zahlung ersetzt keine Prüfung. Eine vorbehaltlose Zahlung kann aber als stillschweigende Abnahme gewertet werden. Prüft zuerst, bezahlt dann. Bei offenen Mängeln kann es sinnvoll sein, einen Teil der Rechnung zurückzuhalten. § 641 Abs. 3 BGB nennt als angemessen in der Regel das Doppelte der Kosten für die Mängelbeseitigung.
• Mündliche Abnahme. "Passt schon, danke" im Treppenhaus ist schwer zu beweisen. Und ihr wisst später nicht, wann die Frist gestartet ist.
• Mängel nicht vorbehalten. Ihr habt den Mangel gesehen, aber nichts ins Protokoll geschrieben. Dann stehen eure Rechte nach § 640 Abs. 3 BGB auf wackligen Füßen.
• Keine Zuständigkeit. Alle denken, der andere kümmert sich. Weist die Abnahme einer Person zu, mit Fälligkeitsdatum. Wie das geht, zeigt Aufgaben verwalten.
• Ein Protokoll ohne Entscheidung. Fotos sind hilfreich, aber sie sagen nicht, ob die Gemeinschaft abgenommen oder unter Angabe eines Mangels verweigert hat. Formuliert das Ergebnis ausdrücklich. Wenn die Entscheidung offenbleibt, legt fest, wer bis wann die Prüfung ergänzt und dem Betrieb antwortet.
• Vorbehalt nur mündlich. § 640 Abs. 3 BGB knüpft bei bekanntem Mangel bestimmte Rechte an einen Vorbehalt bei der Abnahme. Schreibt den Vorbehalt und die bezeichneten Mängel in das Protokoll. Lasst euch eine Kopie aushändigen oder sendet sie nachvollziehbar an den Betrieb.

Fazit

Nach der Reparatur beginnt der Teil, den viele vergessen: abnehmen, Mängel vorbehalten, Fristende notieren. Eine Begehung, ein Protokoll und ein Kalendereintrag kosten eine Stunde und helfen, Ansprüche über Jahre nachweisbar zu halten. Fragen zur Anwendung auf euren Fall klärt ein Anwalt.

Wie ihr eine Aufgabe zuweist und den Status verfolgt, erklärt der Hilfe-Artikel Aufgabe erstellen. Das Abnahmeprotokoll legt ihr nach Dokument hochladen ab.

Häufige Fragen

Wozu dient ein Abnahmeprotokoll? Es hält fest, welche Arbeiten ihr geprüft habt, wer beteiligt war und wie die WEG über die Abnahme entschieden hat. Sichtbare Mängel, Vorbehalte, Fotos und Folgetermine gehören dazu. Das Protokoll hilft später, den Zustand bei der Prüfung und den zeitlichen Ablauf nachzuvollziehen. Es beweist nicht automatisch die Ursache eines erst später sichtbaren Schadens.

Was prüft ihr vor der Abnahme? Vergleicht das Ergebnis mit Auftrag und Nachträgen. Schaut die bearbeiteten Stellen an und lasst eine vereinbarte Funktion vorführen. Fotografiert Abweichungen mit genauer Ortsangabe. Wenn ein Bereich nicht zugänglich oder verdeckt ist, dokumentiert diese Grenze. Für technisch komplexe Arbeiten kann eine sachverständige Prüfung sinnvoll sein, bevor die Gemeinschaft eine Abnahme erklärt.

Wo bewahrt ihr Unterlagen zur Gewährleistung auf? Legt Auftrag, Angebot, Nachträge, Rechnung, Fotos, Abnahmeprotokoll und späteren Schriftverkehr gemeinsam ab. Vermerkt die zuständige Person und einen Kontrolltermin vor dem möglichen Fristende. So findet ihr Unterlagen auch nach einem Wechsel in der WEG wieder. Digitale Ordner sollten das Gewerk und das Abnahmedatum erkennen lassen.

Beginnt die Verjährung mit der Rechnung? Bei den in § 634a Abs. 1 Nr. 1 und 2 BGB bezeichneten Werkleistungen beginnt die Verjährung mit der Abnahme, nicht allein mit der Rechnung. Für andere Werkleistungen verweist die Vorschrift auf die regelmäßige Verjährung. Die genaue Zuordnung kann von Leistung und Vertrag abhängen. Dokumentiert deshalb die Abnahme und lasst strittige Fristen individuell prüfen.

Wann darf die WEG eine Abnahme verweigern? § 640 Abs. 1 BGB sagt, dass die Abnahme wegen unwesentlicher Mängel nicht verweigert werden kann. Bei einem erheblichen Mangel beschreibt die WEG den Grund konkret und reagiert auf die Aufforderung des Betriebs. Ein bloßes Schweigen kann unter den Voraussetzungen des § 640 Abs. 2 BGB Folgen haben. Dokumentiert die Entscheidung und holt bei streitigen Bauleistungen Rechtsrat.

Was gilt, wenn ein Mangel erst Monate später sichtbar wird? Sichert die neue Beobachtung mit Datum und Fotos. Vergleicht sie mit Auftrag und Abnahmeprotokoll. Meldet dem Betrieb den betroffenen Teil der Leistung und bittet um Prüfung und Nacherfüllung. Ob der Befund ein Mangel des beauftragten Werks ist, kann eine technische Prüfung erfordern. Bei naher Verjährung oder Streit reicht ein interner Kalendereintrag als Schutz nicht aus.