Protokoll veröffentlichen

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie ein fertiges Protokoll veröffentlichen, was danach nicht mehr änderbar ist und wie Sie es per E-Mail an die Mitglieder senden.

Veröffentlichtes Protokoll in der Protokolle-Übersicht mit grünem Status Veröffentlicht

Wie Sie ein Protokoll anlegen und befüllen, steht in Protokoll erstellen. Wie Sie Textbausteine wiederverwenden, lesen Sie in Protokoll-Vorlagen nutzen. Hier geht es nur um den letzten Schritt: die Veröffentlichung.

So funktioniert's

Navigieren Sie zu Protokolle in der Seitenleiste.
Suchen Sie das Protokoll mit dem Status Entwurf, zum Beispiel "Ordentliche Eigentümerversammlung 2026". Mit dem Tab Entwürfe blenden Sie nur Entwürfe ein.
Klicken Sie rechts in der Zeile auf das Menü mit den drei Punkten.
Wählen Sie Zur Prüfung. Es öffnet sich ein Dialog mit dem Titel Protokoll veröffentlichen.
Lesen Sie den Hinweis: "Möchten Sie dieses Protokoll veröffentlichen? Nach der Veröffentlichung können keine grundlegenden Änderungen mehr vorgenommen werden."
Klicken Sie auf Veröffentlichen. Mit Abbrechen bleibt das Protokoll unverändert ein Entwurf.

Bestätigungsdialog Protokoll veröffentlichen mit den Buttons Abbrechen und Veröffentlichen

Eine Meldung bestätigt: "Das Protokoll wurde erfolgreich veröffentlicht." Das Protokoll trägt nun den grünen Status Veröffentlicht, und der Tab Veröffentlicht zählt es mit. Oben auf der Seite steht dann zum Beispiel "1 veröffentlicht, 0 in Bearbeitung".

Was sich nach der Veröffentlichung ändert

Status: Aus Entwurf wird Veröffentlicht.
Bearbeitbarkeit: In der Liste verschwinden die Symbole zum Bearbeiten und Löschen. Öffnen Sie das Protokoll, sind alle Felder grau hinterlegt und nicht mehr änderbar. Das gilt für Titel, Datum, Ort, Anwesenheit, Tagesordnungspunkte und Diskussionsnotizen.
Menü: Statt Zur Prüfung finden Sie dort jetzt An Mitglieder senden und Duplizieren.

Protokoll per E-Mail an Mitglieder senden

Der E-Mail-Versand ist ein eigener Schritt. Wählen Sie im Menü der Zeile An Mitglieder senden, oder klicken Sie im geöffneten Protokoll oben rechts auf An Mitglieder senden. Die Meldung E-Mails gesendet nennt, an wie viele Mitglieder das Protokoll gegangen ist ("Das Protokoll wurde an 0 Mitglieder gesendet" bedeutet: an niemanden).

Tipps

Prüfen Sie Titel, Datum, Anwesenheit und alle Tagesordnungspunkte vor dem Klick auf Veröffentlichen. Danach lässt sich nichts mehr ändern.
Brauchen Sie eine korrigierte Fassung, wählen Sie Duplizieren. Die Kopie erscheint als neuer Entwurf mit dem Zusatz "(Kopie)" im Titel. Sie können sie bearbeiten und erneut veröffentlichen.
Ein Klick auf An Mitglieder senden löst den Versand sofort aus, eine weitere Rückfrage erscheint nicht. Senden Sie erst, wenn der Inhalt stimmt.

Häufige Fragen

Kann ich ein veröffentlichtes Protokoll wieder bearbeiten? Nein. Die Felder sind gesperrt, und das Bearbeiten-Symbol fehlt in der Liste. Nutzen Sie Duplizieren, um eine Kopie als Grundlage für eine korrigierte Fassung zu verwenden.

Warum heißt der Menüpunkt Zur Prüfung, obwohl der Dialog Protokoll veröffentlichen heißt? So zeigt es die Liste bei Entwürfen an. Der Menüpunkt öffnet direkt den Veröffentlichen-Dialog. Erst mit Veröffentlichen ändert sich der Status.

Was bedeutet "an 0 Mitglieder gesendet"? Dann wurde keine E-Mail verschickt, weil kein Empfänger infrage kam. Prüfen Sie unter Organisation, welche Mitglieder in Ihrer WEG angelegt sind.