In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie beim Erstellen eines Protokolls Vorlagen nutzen, Stammdaten ausfüllen, die Anwesenheit erfassen und Tagesordnungspunkte (TOPs) verwalten.
So funktioniert's
Vorlage verwenden
Beim Erstellen eines neuen Protokolls können Sie eine Vorlage laden, die vordefinierte Tagesordnungspunkte enthält:
- Navigieren Sie zu Protokolle in der Seitenleiste.
- Klicken Sie auf Protokoll erstellen.
- Oben im Formular sehen Sie den Bereich Vorlage verwenden mit dem Hinweis "Wählen Sie eine Vorlage, um vordefinierte Tagesordnungspunkte zu laden."
- Klicken Sie auf das Dropdown Keine Vorlage und wählen Sie eine Vorlage aus.
- Die vordefinierten TOPs werden automatisch in den Bereich Tagesordnungspunkte & Beschlüsse geladen.
Falls keine Vorlage passt, belassen Sie die Auswahl auf Keine Vorlage und fügen Sie die TOPs manuell hinzu.
Stammdaten hinterlegen
Im Abschnitt Stammdaten erfassen Sie die grundlegenden Informationen zum Protokoll:
- Art der Versammlung: Wählen Sie aus dem Dropdown, z.B. Eigentümerversammlung oder Umlaufbeschluss.
- Titel (Pflichtfeld): Ein aussagekräftiger Titel, z.B. "Ordentliche Eigentümerversammlung 2026".
- Datum (Pflichtfeld): Das Datum der Versammlung.
- Uhrzeit: Beginn der Versammlung.
- Ort: Der Versammlungsort, z.B. "Gemeinschaftsraum".
- Versammlungsleiter: Name der Person, die die Versammlung leitet.
- Protokollführer: Name der Person, die das Protokoll erstellt.
Anwesenheit erfassen
Unterhalb der Stammdaten zeigt WEGly automatisch die Liste aller WEG-Mitglieder im Abschnitt Anwesenheit. Die Anzeige zeigt z.B. "Anwesenheit (3 von 3)".
Für jedes Mitglied können Sie den Anwesenheitsstatus festlegen:
- Anwesend (Standard): Das Mitglied nimmt an der Versammlung teil.
- Klicken Sie auf Anwesend, um den Status auf Nicht anwesend zu wechseln.
Die Anwesenheitsliste wird im veröffentlichten Protokoll gespeichert und dient als Nachweis der Beschlussfähigkeit.
Tagesordnungspunkte (TOPs) verwalten
Im Abschnitt Tagesordnungspunkte & Beschlüsse verwalten Sie die Agenda der Versammlung:
- Klicken Sie auf TOP hinzufügen.
- Geben Sie den Titel des Tagesordnungspunkts ein, z.B. "Genehmigung der Jahresabrechnung 2025".
- Fügen Sie bei Bedarf eine Beschreibung oder Notizen hinzu.
- Wiederholen Sie den Vorgang für weitere TOPs.
TOPs zu Beschlüssen umwandeln
Wenn zu einem Tagesordnungspunkt ein Beschluss gefasst wurde, können Sie diesen direkt als Abstimmung anlegen:
- Erstellen Sie den TOP im Protokoll.
- Vermerken Sie das Ergebnis im Protokoll.
- Navigieren Sie nach der Versammlung zu Beschlüsse und legen Sie dort eine entsprechende Abstimmung an, die das Ergebnis dokumentiert.
Protokoll speichern und veröffentlichen
Am unteren Rand des Formulars stehen 2 Optionen:
- Als Entwurf speichern: Speichert das Protokoll im Status Entwurf. Es ist nur für Administratoren sichtbar und kann noch bearbeitet werden.
- Zur Prüfung: Setzt den Status auf Zur Prüfung. Ein anderes Beiratsmitglied kann das Protokoll kontrollieren, bevor es veröffentlicht wird.
Mehr zum Veröffentlichungsprozess unter Protokoll erstellen.
Tipps
- Nutzen Sie Vorlagen für wiederkehrende Versammlungen. Typische TOPs wie "Begrüßung", "Genehmigung der Tagesordnung" und "Verschiedenes" müssen Sie dann nicht jedes Mal neu eingeben.
- Erfassen Sie die Anwesenheit vor Beginn der eigentlichen Tagesordnung. Die Beschlussfähigkeit hängt davon ab, wie viele Eigentümer anwesend sind.
- Speichern Sie das Protokoll zunächst als Entwurf und vervollständigen Sie es in Ruhe nach der Versammlung. So gehen keine Details verloren.
Häufige Fragen
Kann ich eigene Vorlagen erstellen? Aktuell bietet WEGly vordefinierte Vorlagen. Eigene Vorlagen sind für eine zukünftige Version geplant. Bis dahin können Sie ein bestehendes Protokoll als Referenz nutzen und die TOPs manuell übertragen.
Werden die Anwesenheitsdaten auch bei Umlaufbeschlüssen erfasst? Bei Umlaufbeschlüssen ist keine physische Anwesenheit erforderlich. WEGly zeigt die Mitgliederliste trotzdem an. Sie können dort dokumentieren, welche Eigentümer am Umlaufverfahren teilgenommen haben.
Kann ich nach der Veröffentlichung noch TOPs hinzufügen? Nein. Veröffentlichte Protokolle können nicht mehr bearbeitet werden. Wenn eine Ergänzung nötig ist, erstellen Sie einen Nachtrag als separaten Beitrag im Schwarzen Brett oder als neues Protokoll.