Wer macht was? Zuständigkeiten in der kleinen WEG klären

TL;DR: In der selbstverwalteten WEG bleibt Arbeit an den Aktiven hängen, wenn Zuständigkeiten nicht festgelegt sind. Teilt die Arbeit in 4 Bereiche, verteilt sie nach Stärken, benennt für jeden Bereich eine Vertretung und rotiert alle 2 Jahre. Das schafft Fairness und verhindert Lücken.

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Warum immer dieselben alles machen

Eure Hausgeld-Abrechnung ist fertig, aber niemand hat die Rechnung des Schornsteinfegers bezahlt. Im Treppenhaus brennt seit 3 Wochen eine Lampe nicht. Die Einladung zur Versammlung schreibt wie immer Eigentümer A, weil er es "ja schon kann".

So entsteht Ungleichgewicht. Bei 4 Einheiten sind 1 oder 2 Personen für fast alles zuständig. Die anderen haben ein schlechtes Gewissen oder denken, es läuft schon irgendwie. Die Aktiven fühlen sich ausgenutzt. Irgendwann sagt einer: "Dann macht es halt jemand anderes." Und dann macht es keiner.

Das Gesetz hilft hier nur begrenzt. Hat eine WEG keinen Verwalter, wird sie nach § 9b Abs. 1 WEG durch die Eigentümer gemeinschaftlich vertreten. Wer konkret Rechnungen bezahlt, Handwerker beauftragt oder Fristen im Blick hat, steht nirgends. Das müsst ihr selbst festlegen. (Das ist keine Rechtsberatung. Für den Einzelfall fragt einen Fachanwalt.)

Die 4 Aufgabenbereiche einer selbstverwalteten WEG

Fast alles, was anfällt, lässt sich in 4 Bereiche einsortieren. Jeder Bereich bekommt genau 1 Hauptverantwortlichen.

1. Finanzen: Hausgeld einziehen, Rechnungen bezahlen, Kassenbuch führen, Jahresabrechnung vorbereiten, Rücklagen im Blick behalten.
2. Technik und Haus: Heizung, Dach, Treppenhaus, Wartungstermine, Handwerker einholen und beaufsichtigen. Einen Jahresplan dafür findet ihr im Artikel Wartung und Saisonplan.
3. Kommunikation: Aushänge, Rundmails, Ansprechpartner für Mieter, Konflikte frühzeitig ansprechen.
4. Versammlung und Protokoll: Termin finden, Einladung versenden, Versammlung leiten, Protokoll schreiben, Beschluss-Sammlung pflegen.

Beim vierten Bereich gibt es echte Vorgaben. Fehlt ein Verwalter, kann die Versammlung nach § 24 Abs. 3 WEG auch der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, dessen Vertreter oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer einberufen. Die Einberufung erfolgt in Textform, die Frist soll mindestens 3 Wochen betragen (§ 24 Abs. 4 WEG). Die Beschluss-Sammlung führt ohne Verwalter der Versammlungsvorsitzende, sofern ihr keinen anderen bestimmt habt (§ 24 Abs. 8 WEG).

Nach Stärken verteilen, nicht nach Reihenfolge

Fragt nicht "Wer hat Zeit?", sondern "Wer kann das gut und macht es halbwegs gern?". Das klappt besser als jede Losziehung.

• Zahlenmensch: Wer beruflich mit Buchhaltung oder Excel arbeitet, übernimmt Finanzen. Das spart allen Nerven.
• Handwerklich Versierter: Wer die Heizung und den Keller kennt, übernimmt Technik. Er muss nicht alles selbst reparieren, nur Angebote einholen.
• Gut Vernetzter: Wer schnell antwortet und mit Mietern spricht, übernimmt Kommunikation.
• Ordentlicher Typ: Wer gern Listen schreibt, übernimmt Versammlung und Protokoll. Wie ein gutes Protokoll aussieht, zeigt Protokolle richtig schreiben.

Setzt euch dafür 30 Minuten zusammen. Jeder nennt, was er gut kann und was er auf keinen Fall will. Das klingt banal, ist aber der wichtigste Schritt.

Beispiel: Zuständigkeiten in einer 4-Einheiten-WEG

So kann eine Verteilung aussehen. Die Namen sind frei erfunden.

Bereich	Hauptverantwortlich	Vertretung	Zeitaufwand (ca.)
Finanzen	Eigentümer 1	Eigentümer 3	2 Std. pro Monat
Technik und Haus	Eigentümer 2	Eigentümer 4	1 Std. pro Monat plus Termine
Kommunikation	Eigentümer 3	Eigentümer 1	1 Std. pro Monat
Versammlung und Protokoll	Eigentümer 4	Eigentümer 2	6 Std. pro Jahr

Jeder hat genau 1 Hauptbereich und 1 Vertretung. Niemand ist für alles zuständig. Der Zeitaufwand ist grob geschätzt und hängt von eurem Haus ab. Prüft nach 3 Monaten, ob er stimmt, und gleicht aus.

Vertretung bei Urlaub und Krankheit

Ein Verantwortlicher im Urlaub, und die Heizung fällt aus. Ohne Vertretung wartet das Haus 2 Wochen. Deshalb gilt: Jeder Bereich hat 1 benannte Vertretung, und die Vertretung kennt die Basics.

Dafür braucht es 3 Dinge:

• Eine Übergabe-Notiz: Eine halbe Seite mit Zugängen, Ansprechpartnern und offenen Punkten. Ablegen am besten dort, wo alle drankommen.
• Eine Abwesenheitsmeldung: Wer verreist, sagt 1 Woche vorher Bescheid und nennt die Vertretung.
• Zahlungs- und Zugriffsrechte: Prüft, ob die Vertretung im Notfall überhaupt etwas bezahlen oder beauftragen darf. Kleine Beträge könnt ihr per Beschluss freigeben.

Fair rotieren, ohne Chaos zu erzeugen

Rotation verhindert, dass einer zum Dauer-Hausmeister wird. Zu häufiger Wechsel kostet aber Einarbeitung. Bewährt hat sich ein Rhythmus von 2 Jahren.

Wechselt nicht alle Bereiche gleichzeitig. Tauscht pro Jahr 2 Bereiche, dann bleibt immer jemand mit Erfahrung im Team. Die Finanzen sind der empfindlichste Bereich. Hier hilft ein Wechsel zum Jahresabschluss, wenn die Abrechnung sauber übergeben werden kann.

Und wer partout nicht will? Dann kann er Aufwand anders ausgleichen, zum Beispiel durch die Übernahme von Kosten für eine externe Hilfe, etwa einen Steuerberater für die Abrechnung. Das müsst ihr offen und per Beschluss regeln.

Zuständigkeiten sichtbar machen

Eine Verteilung, die nur im Kopf existiert, hält nicht. Haltet sie schriftlich fest, am besten als Beschluss oder zumindest als Punkt im Protokoll. Prüft einmal im Jahr bei der Versammlung: Passt die Verteilung noch? Wer ist überlastet?

Wie ihr die Aufgaben selbst im Alltag nachverfolgt, beschreibt Aufgaben in der WEG verwalten. In diesem Artikel ging es um die Frage davor: wer überhaupt wofür geradesteht. In WEGly könnt ihr Aufgaben einzelnen Personen zuweisen und über Rollen (Administrator, Beirat, Eigentümer) steuern, wer was sehen und ändern darf.

Fazit

Zuständigkeiten klären heißt: 4 Bereiche, 1 Hauptverantwortlicher, 1 Vertretung, Rotation alle 2 Jahre. Das dauert 30 Minuten und spart über Jahre Streit. Wer nur Verantwortung abgibt, ohne Rotation und Vertretung zu regeln, lädt den Frust zurück ins Haus.

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