Vollmacht für die Eigentümerversammlung: So vertretet ihr euch richtig

TL;DR: Eine Vollmacht für die Eigentümerversammlung braucht nach § 25 Abs. 3 WEG die Textform. Ein mündliches "Stimm du für mich" gilt nicht. Schreibt auf, wer wen vertritt, wofür und ob es Weisungen gibt, und nehmt die Vollmacht zum Protokoll.

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"Stimm du für mich" – und dann?

Eure WEG hat 4 Einheiten. Eine Woche vor der Versammlung meldet sich Eigentümerin B: Sie ist auf Dienstreise und bittet ihren Nachbarn A, für sie abzustimmen. A sagt zu. In der Versammlung geht es um die Dachsanierung für 28.000 EUR. Das Ergebnis lautet 2 zu 2, bis A die Stimme von B mitzählt. Eigentümer D widerspricht: "Dafür habe ich nichts Schriftliches gesehen."

Jetzt hängt der Beschluss an einer Frage, die niemand vorher geklärt hat. Im schlechtesten Fall wird er angefochten, und ihr verhandelt Monate später über eine Absprache, die keiner belegen kann.

Solche Streitfälle entstehen selten aus bösem Willen. Sie entstehen, weil Vollmachten in kleinen Gemeinschaften auf dem kurzen Dienstweg laufen: per Zuruf, per Telefonat, per Handzeichen. Dabei reicht ein einziger Satz in einer E-Mail, um das Problem zu vermeiden.

Was das Gesetz verlangt

Die Regel ist kurz. In § 25 Abs. 3 WEG steht: Vollmachten bedürfen zu ihrer Gültigkeit der Textform. Textform heißt, dass die Erklärung lesbar ist und die Person nennt, die sie abgibt. Eine Unterschrift auf Papier ist dafür nicht zwingend nötig. Eine E-Mail mit Namen genügt, ebenso ein Brief oder eine Nachricht, die ihr ausdrucken oder speichern könnt.

Zwei Dinge gelten unabhängig davon. Steht ein Wohnungseigentum mehreren Personen gemeinsam zu, etwa einem Ehepaar, können sie das Stimmrecht nur einheitlich ausüben (§ 25 Abs. 2 WEG). Und in § 25 Abs. 4 WEG ist geregelt, wann ein Eigentümer nicht stimmberechtigt ist. Prüft solche Fälle vor der Versammlung, nicht währenddessen.

Mehr als diese Textform-Regel steht im Gesetz nicht zur Vollmacht. Wer euch vertreten darf und ob es Grenzen gibt, hängt deshalb von euren Unterlagen ab.

So stellt ihr eine Vollmacht richtig aus

1. Vollmachtgeber und Vertreter nennen. Name, Adresse und Einheit des Eigentümers, dazu der Name des Vertreters. Wer die Einheit nicht eindeutig benennt, riskiert Rückfragen.
2. Versammlung und Umfang festlegen. Gilt die Vollmacht für eine bestimmte Versammlung am 14.10. oder für alle Versammlungen? Für den Normalfall empfiehlt sich der einzelne Termin. Dauervollmachten sind möglich, aber schwerer zu überblicken.
3. Weisungen entscheiden. Der Vertreter kann frei abstimmen oder nach Vorgabe. Bei einer Weisung steht im Text zum Beispiel: "TOP 3 Dachsanierung: Ja". Weisungen schützen beide Seiten, wenn später jemand fragt, warum so abgestimmt wurde.
4. Datum und Name setzen. Per E-Mail reicht der Name am Ende. Auf Papier unterschreibt ihr.
5. Vor der Versammlung abgeben. Schickt die Vollmacht dem Einladenden oder dem Beiratsvorsitzenden vorab, damit sie zum Termin vorliegt.

Wer darf vertreten?

Im Gesetz steht dazu nichts Einschränkendes. Eure Teilungserklärung oder eine Vereinbarung kann aber etwas anderes bestimmen. Manche Gemeinschaften erlauben als Vertreter nur andere Eigentümer, den Ehepartner oder Verwandte. Andere schließen Dritte wie einen Verwalter oder Mieter aus.

Prüft das, bevor ihr eine Vollmacht ausstellt. Ein Blick in die Unterlagen dauert 5 Minuten. Ein Beschluss, der wegen eines unzulässigen Vertreters wackelt, kostet deutlich mehr.

Variante	Vorteil	Risiko
Vollmacht für einen Termin	Klar begrenzt, schnell geprüft	Muss jedes Mal neu ausgestellt werden
Dauervollmacht	Spart Aufwand	Unübersichtlich, Widerruf wird vergessen
Mit Weisung	Abstimmung nachvollziehbar	Bei neuen Anträgen fehlt die Vorgabe
Ohne Weisung	Vertreter entscheidet frei	Vertrauen nötig, späterer Streit möglich

Vollmachten zum Protokoll nehmen

Die Niederschrift muss laut § 24 Abs. 6 WEG unverzüglich erstellt und unterschrieben werden. Das Gesetz sagt nicht, dass Vollmachten beizulegen sind. Es ist trotzdem die sauberste Lösung, denn dann seht ihr später, wer in der Versammlung mit welcher Stimme dabei war.

Geht so vor:

• Anwesenheit mit Vertretung vermerken. Schreibt "B (vertreten durch A)" in die Anwesenheitsliste, nicht nur "B".
• Vollmacht kopieren oder scannen. Das Original oder eine Kopie gehört zu den Versammlungsunterlagen.
• Weisungen im Ergebnis nachvollziehen. Stimmt der Vertreter anders als vorgegeben, ist das ein Problem zwischen den beiden. Den Beschluss berührt das nicht, die Dokumentation klärt es aber.
• Zählweise festhalten. Wie ihr Stimmen zählt, hängt von der Teilungserklärung ab. Wie das genau geht, erklärt Mehrheiten in der WEG.

Tipps für das Protokoll selbst findet ihr in Protokolle richtig schreiben.

Häufige Fehler

• Nur mündlich zugesagt. Das ist der Klassiker. Nach § 25 Abs. 3 WEG genügt es nicht.
• Vollmacht zu spät abgegeben. Wird sie erst in der Versammlung verteilt, sorgt das für Diskussionen. Lieber vorab schicken.
• Teilungserklärung nicht geprüft. Wer nicht vertreten darf, steht dort manchmal drin.
• Vollmacht unauffindbar. Wer sie später braucht, sucht sie dann in E-Mails und Papierstapeln. Legt sie zu den Versammlungsunterlagen.
• Weisung zu vage. "Stimm nach Gefühl" hilft niemandem. Besser: konkrete Tagesordnungspunkte mit Ja, Nein oder Enthaltung.

Alternativ lässt sich das Problem manchmal ganz umgehen. Wer nicht anwesend sein kann, stimmt bei passenden Themen online ab. Wie das geht, steht in Online-Abstimmungen für die WEG. Ob das in eurer WEG zulässig ist, hängt von den Beschlüssen und der Teilungserklärung ab. Reagiert jemand gar nicht, weder mit Vollmacht noch online, hilft Der stille Eigentümer: Wie ihr alle mitnehmt.

Fazit

Eine Vollmacht ist schnell geschrieben: Wer, für welche Versammlung, mit welcher Weisung, per E-Mail oder auf Papier. Prüft, ob eure Teilungserklärung den Vertreterkreis begrenzt, und legt die Vollmacht zum Protokoll. Damit ist die Stimme belegt, bevor jemand fragt.

Hinweis: Das ist keine Rechtsberatung. Den Gesetzestext findet ihr auf gesetze-im-internet.de. Bei Streit oder hohen Summen fragt einen WEG-Anwalt.