TL;DR: Eine kleine WEG hat meist 6 bis 8 laufende Verträge. Wer Partner, Laufzeit, Kündigungsfrist und Ansprechpartner in einer Tabelle sammelt und einmal im Jahr prüft, verpasst keine Frist mehr. Das dauert einen Nachmittag und spart bei jedem Vertragswechsel Zeit und oft Geld.
Warum Verträge in der WEG so leicht untergehen
Die Gebäudeversicherung wurde vor 6 Jahren abgeschlossen. Seitdem hat sich der Beitrag zweimal erhöht. Jemand aus der WEG möchte Angebote vergleichen und fragt: Wann können wir überhaupt kündigen? Niemand weiß es. Der Vertrag liegt irgendwo in einem Ordner, vielleicht beim früheren Beiratsvorsitzenden.
So geht es vielen kleinen WEGs ohne Verwalter. Verträge werden einmal abgeschlossen und dann vergessen. Das fällt erst auf, wenn die Heizung ausfällt, ein Schaden gemeldet werden muss oder eine Kündigungsfrist gerade abgelaufen ist. Dann beginnt die Suche: Wer hat den Vertrag? Welche Nummer müssen wir anrufen? Was zahlen wir eigentlich?
Das Problem ist selten der Vertrag selbst. Es fehlt der Überblick. Dazu kommt: Wechselt der Beirat oder wird ein Eigentümer verkauft, geht Wissen verloren. Eine saubere Übersicht macht die WEG unabhängig von einzelnen Personen.
Welche Verträge eine kleine WEG typischerweise hat
Nicht jede WEG hat alles. Diese Verträge kommen in Häusern mit 2 bis 9 Einheiten am häufigsten vor:
- Gebäudeversicherung. Sie deckt Schäden am gemeinschaftlichen Eigentum, etwa durch Feuer, Leitungswasser oder Sturm.
- Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht. Sie greift, wenn jemand auf dem Grundstück zu Schaden kommt, zum Beispiel auf einer vereisten Treppe.
- Heizungswartung. Der Wartungsvertrag mit dem Heizungsbauer, oft mit Notdienst.
- Hausmeister oder Reinigung. Treppenhaus, Außenanlagen, Winterdienst.
- Allgemeinstrom. Der Stromvertrag für Flur, Keller und Außenbeleuchtung.
- Schornsteinfeger. Regelmäßige Messungen und Kehrungen, je nach Heizungsart.
Dazu kommen je nach Haus Aufzugswartung, Müllentsorgung, Kabelanschluss oder Messdienst für die Heizkostenabrechnung. Eine Liste, welche Wartungen wann anstehen, findet ihr im Wartungs-Saisonplan für die WEG.
Die Vertragsübersicht: eine Tabelle reicht
Mehr als eine einfache Tabelle braucht ihr nicht. Pro Vertrag eine Zeile, pro Information eine Spalte. Hier ein Beispiel mit erfundenen Werten:
| Vertrag | Partner | Laufzeit bis | Kündigungsfrist | Ansprechpartner |
|---|---|---|---|---|
| Gebäudeversicherung | Beispiel-Versicherung AG | 31.12.2027 | laut Police prüfen | Frau Muster, Tel. im Vertrag |
| Haftpflicht | Beispiel-Versicherung AG | 31.12.2027 | laut Police prüfen | Frau Muster |
| Heizungswartung | Heizung Beispiel GmbH | läuft jährlich weiter | laut Vertrag prüfen | Notdienst-Nr. im Vertrag |
| Hausmeister | Herr Beispiel | unbefristet | laut Vertrag prüfen | mobil |
| Allgemeinstrom | Stadtwerke Beispiel | 12 Monate ab Abschluss | laut Vertrag prüfen | Kundennummer notieren |
Die Kündigungsfristen stehen in jedem Vertrag anders. Es gibt hier keine Regel, die für alle Verträge gilt. Tragt deshalb immer die Frist aus dem Vertragstext ein, nicht aus dem Gedächtnis. Sinnvoll sind außerdem 3 Zusatzspalten: monatliche oder jährliche Kosten, Vertragsnummer und der Ort der Unterlagen.
In 4 Schritten zur Übersicht
- Verträge einsammeln. Fragt Beirat, frühere Verwalter und alle Eigentümer nach Unterlagen. Auch Kontoauszüge helfen: Jede regelmäßige Abbuchung deutet auf einen Vertrag hin.
- Eckdaten eintragen. Partner, Beginn, Laufzeit, Kündigungsfrist, Kosten und Ansprechpartner. Lest die Kündigungsklausel wirklich im Vertrag nach.
- Unterlagen ablegen. Der Vertrag selbst, die letzte Rechnung und Schriftverkehr gehören an einen Ort. Wie ihr Ordner sinnvoll aufbaut, zeigt der Artikel zur digitalen Gebäudeakte. Dort geht es um Pläne, Prüfberichte und die Historie des Hauses. Hier geht es nur um laufende Verträge.
- Termine setzen. Rechnet vom Kündigungstermin die Frist zurück und legt eine Erinnerung 2 bis 3 Monate vorher an. So bleibt Zeit für Vergleichsangebote.
Wer darf für die WEG unterschreiben?
Klärt das, bevor ihr kündigt oder neu abschließt. Nach § 9b Absatz 1 WEG wird die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer durch den Verwalter vertreten. Hat sie keinen Verwalter, wird sie nach dem Gesetzestext durch die Wohnungseigentümer gemeinschaftlich vertreten. Das heißt in der Praxis: Ohne Verwalter braucht ihr eine klare Absprache, wer unterschreibt und womit er beauftragt ist.
Üblich ist ein Beschluss, der einen Eigentümer oder den Beirat für einen konkreten Vertrag ermächtigt. Haltet ihn im Protokoll fest. Das gilt als allgemeine Orientierung und ist keine Rechtsberatung. Bei größeren Verträgen oder Streit fragt eine Fachperson.
Der jährliche Vertragscheck
Setzt euch einmal im Jahr 60 Minuten zusammen, am besten vor der Eigentümerversammlung. Welche Termine sonst im Jahreslauf anstehen, zeigt Das WEG-Jahr im Überblick. So geht es:
- Kosten prüfen. Stimmen die Beträge mit der Tabelle überein? Preiserhöhungen fallen oft nur auf, wenn man sie nebeneinanderlegt.
- Fristen ansehen. Welche Verträge können in den nächsten 12 Monaten gekündigt werden? Markiert sie.
- Bedarf klären. Brauchen wir den Vertrag noch in dieser Form? Passt die Versicherungssumme noch zum Haus?
- Ansprechpartner aktualisieren. Telefonnummern ändern sich. Notdienstnummern müssen stimmen, bevor die Heizung ausfällt.
- Vergleichen. Holt für Verträge mit nahender Kündigungsmöglichkeit 2 bis 3 Angebote ein und bringt sie in die Versammlung.
Häufige Fehler
Nur eine Person kennt die Verträge. Das Wissen liegt in einem Kopf oder in einem privaten Postfach. Sorgt für einen gemeinsamen Ablageort, auf den mindestens 2 Personen Zugriff haben.
Stillschweigende Verlängerung. Viele Verträge laufen weiter, wenn niemand kündigt. Ohne Erinnerung wird die Frist verpasst. Prüft dazu immer, was im Vertrag zur Verlängerung steht.
Zu viele Details. Eine Übersicht, die keiner pflegt, nützt nichts. Haltet die Tabelle schlank und aktualisiert sie, sobald sich ein Vertrag ändert.
Und die Technik?
Eine Tabelle und ein gemeinsamer Cloud-Ordner reichen für den Anfang. In WEGly legt ihr dafür in den Dokumenten einen Ordner "Verträge & Wartung" an, gebt den Verträgen aussagekräftige Titel wie "Wartungsvertrag Heizung 2026" und findet sie per Suche wieder. Für jede Kündigungsfrist erstellt ihr eine Aufgabe mit Fälligkeitsdatum als Erinnerung. Die Grundlagen zum Aufbau der Ordner erklärt die Hilfe zur Ordnerstruktur.
Fazit
Verträge sind kein Problem, solange man sie findet. Eine Tabelle mit Partner, Laufzeit, Kündigungsfrist und Ansprechpartner macht eure WEG handlungsfähig. Einmal pro Jahr prüfen, Fristen vormerken, Unterschriftsberechtigung klären. Mehr braucht es nicht.
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André Köbel
Gründer & Geschäftsführer
Entwickler und WEG-Eigentümer mit 3 Einheiten. Hat WEGly aus eigener Frustration mit der Verwaltung entwickelt.
