Aufbewahrungsfristen: Welche WEG-Unterlagen ihr wie lange behalten müsst

TL;DR: Das WEG-Gesetz nennt keine feste Aufbewahrungsfrist für die Unterlagen einer Eigentümergemeinschaft. Trotzdem solltet ihr nichts vorschnell wegwerfen. Als Orientierung dienen Verjährungsfristen (3, 5 und 10 Jahre) und die Fristen aus dem Steuerrecht (6, 8 und 10 Jahre). Beschlüsse und Bauunterlagen hebt ihr dauerhaft auf.

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Warum "weg damit" später teuer werden kann

Euer Dach wurde 2019 saniert. Jetzt, 2026, tropft es an einer Naht. Ihr wollt die Firma in die Pflicht nehmen, aber die Abnahme ist nirgends dokumentiert, der Auftrag liegt in der Mail-Box des früheren Beiratsvorsitzenden. Ohne Papiere steht Aussage gegen Aussage.

Oder: Ein Eigentümer bestreitet, dass die Sonderumlage von 3.200 EUR je Einheit jemals beschlossen wurde. Das Protokoll hat niemand mehr. In einer WEG mit 4 Einheiten fehlt dann nicht nur ein Zettel, sondern der Beleg für 12.800 EUR.

In kleinen WEGs ohne Verwalter liegen die Unterlagen oft verstreut: Ordner im Keller, Mails bei drei Personen, Fotos auf privaten Handys. Wer ausmistet, weiß selten, was davon noch wichtig ist. Dieser Artikel sortiert nach Gründen, nicht nach Bauchgefühl.

Drei Dinge, die ihr auseinanderhalten müsst

Es gibt keine einheitliche Regel "WEG-Unterlagen: X Jahre". Hinter der Frage stecken drei verschiedene Dinge:

Grundlage	Was sie bedeutet	Beispiel
Gesetzliche Aufbewahrungspflicht	Das Gesetz schreibt vor, wie lange ihr etwas aufheben müsst.	Steuerrecht (§ 147 AO) für Buchungsbelege
Verjährungsfrist	Das Gesetz sagt, bis wann jemand einen Anspruch durchsetzen kann. Ihr braucht die Unterlagen, solange ihr euch verteidigen oder fordern wollt.	Mängelansprüche gegen eine Baufirma
Empfehlung	Keine Pflicht, aber praktisch sinnvoll.	Angebote, Korrespondenz, Schlüsselprotokolle

Das WEG selbst verlangt zwei Dinge ausdrücklich: Über Beschlüsse in der Versammlung ist unverzüglich eine Niederschrift aufzunehmen (§ 24 Abs. 6 WEG), und es ist eine Beschluss-Sammlung zu führen (§ 24 Abs. 7 WEG). Außerdem kann jeder Eigentümer Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG). Eine Frist, nach der ihr diese Unterlagen vernichten dürft, nennt das Gesetz nicht.

Hinweis: Das ist keine Rechtsberatung. Gilt für euch eine Ausnahme, etwa weil ein Eigentümer vermietet und Belege steuerlich nutzt, klärt das mit einem Steuerberater oder WEG-Anwalt.

Was die Gesetze an Fristen vorgeben

Verjährung nach BGB. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt 3 Jahre (§ 195 BGB). Sie beginnt am Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und ihr davon erfahren habt (§ 199 Abs. 1 BGB). Für andere Ansprüche gilt ohne Rücksicht auf Kenntnis eine Höchstfrist von 10 Jahren ab Entstehung (§ 199 Abs. 4 BGB).

Mängel an Bauleistungen. Bei einem Werk an einer Sache, etwa einer Wartung, verjähren Mängelansprüche nach 2 Jahren. Bei einem Bauwerk sind es 5 Jahre, gerechnet ab Abnahme (§ 634a BGB). Für Dach, Fassade oder Heizungseinbau braucht ihr also Auftrag, Abnahme und Rechnung mindestens 5 Jahre.

Steuerrecht. Die Abgabenordnung nennt für Unternehmen und Buchführungspflichtige 10 Jahre für Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare, 8 Jahre für Buchungsbelege und 6 Jahre für sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind (§ 147 Abs. 3 AO). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Ob und wie das auf eure WEG anwendbar ist, hängt vom Einzelfall ab. Als Maßstab für eure Kasse sind diese Fristen trotzdem brauchbar.

Faustregel für kleine WEGs

Mit der Logik "Pflicht, Verjährung, Praxis" ergibt sich diese Tabelle als Empfehlung (keine Rechtspflicht):

Unterlage	Empfehlung	Warum
Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung, Grundbuchauszüge	dauerhaft	Grundlage aller Rechte und Pflichten
Protokolle, Beschlüsse, Beschluss-Sammlung	dauerhaft	Beschlüsse binden auch spätere Käufer
Verträge (Versicherung, Wartung, Verwalter)	Laufzeit plus 10 Jahre	Verjährungshöchstfrist nach § 199 Abs. 4 BGB
Bauunterlagen, Abnahmen, Gutachten, Pläne	dauerhaft, mindestens 10 Jahre	5 Jahre Mängelfrist, dazu Nachweis für spätere Arbeiten
Jahresabrechnung, Wirtschaftsplan, Vermögensbericht	10 Jahre	Orientierung an § 147 AO und Verjährung
Kontoauszüge, Rechnungen, Kassenbuch	10 Jahre	Orientierung an § 147 AO und Verjährung
Angebote, die nicht beauftragt wurden	bis Beschluss, besser 1-2 Jahre	Nachweis, warum ihr euch so entschieden habt
Mailverkehr, Schadensmeldungen	bis zum Abschluss, bei Streit länger	Beweis bei Rückfragen

So setzt ihr es in der Praxis um

1. Einen Ort festlegen. Eine Ablage für alles, nicht Ordner bei drei Eigentümern. Legt fest, wer sie pflegt (meist Beirat oder ein benannter Eigentümer).
2. Ordner nach Thema, nicht nach Datum. Zum Beispiel Rechtliches, Beschlüsse, Verträge, Finanzen, Bau und Instandhaltung. Das Jahr kommt als Unterordner oder in den Dateinamen: 2025-03_Rechnung_Dachdecker.pdf.
3. Digitalisieren und das Original sortiert behalten. Scans erleichtern die Suche. Bei Verträgen und Urkunden mit Unterschrift bleibt das Original in Papier erhalten.
4. Jährlich ausmisten. Einmal im Jahr, etwa nach der Abrechnung, prüft ihr, was aus der Frist läuft. Notiert das Datum, ab dem ein Dokument frühestens weg darf.
5. Eigentümerwechsel mitdenken. Neue Eigentümer brauchen Zugriff auf Beschlüsse und Abrechnungen. Altes Wissen darf nicht im Kopf eines ausscheidenden Eigentümers stecken bleiben. Wie das zusammenhängt, zeigt Dokumente zentral verwalten.

Häufige Fehler

Alles ewig aufheben. Das klingt sicher, kostet aber Platz und Übersicht. Wer 15 Jahre alte Kleinbeträge nicht mehr findet, weil 4 Ordner voll sind, hat nichts gewonnen. Datenschutzrechtlich solltet ihr Personenbezogenes (Mieterlisten, Kontaktdaten ausgeschiedener Eigentümer) nicht ohne Grund unbegrenzt behalten.

Beschlüsse nur im Kopf. Wenn die Niederschrift fehlt, hilft auch die beste Erinnerung nicht. Zum Aufbau eines Protokolls lest Protokolle richtig schreiben.

Mails als einzige Quelle. Ein Angebot in einem privaten Postfach ist weg, wenn der Account gelöscht wird. Speichert wichtige Anhänge in die gemeinsame Ablage.

Dokumente überschreiben. Wird eine Datei einfach ersetzt, geht der alte Stand verloren. Bei Verträgen und Teilungserklärung sind Änderungen oft der Streitpunkt. Hebt Vorversionen auf oder nutzt eine Versionierung.

Fazit

Eine gesetzliche Pauschalfrist für WEG-Unterlagen gibt es nicht. Orientiert euch an Verjährung und Steuerrecht: Beschlüsse und Bauunterlagen dauerhaft, Finanzunterlagen 10 Jahre, Angebote und Mails kürzer. Eine zentrale Ablage mit klarer Struktur ist wichtiger als die genaue Jahreszahl.

Weitere Hintergründe zum Ordnersystem findet ihr im Hilfe-Artikel Ordnerstruktur verstehen.