TL;DR: Die erste Eigentümerversammlung (ETV) läuft besser, wenn ihr sie strukturiert vorbereitet. Einladung 3 Wochen vorher, klare Tagesordnung, Protokoll direkt im Anschluss. Dieser Artikel erklärt, was ihr beachten müsst, was häufig schiefgeht, und wie ihr typische Fehler vermeidet.
Eure erste Versammlung steht an. Keine Panik.
Viele kleine WEGs zögern mit der ersten Eigentümerversammlung. Zu viel Unbekanntes. Wer leitet? Wer protokolliert? Was muss auf die Tagesordnung? Und was passiert, wenn jemand nicht erscheint?
Die gute Nachricht: Eine WEG-Versammlung nach §23 WEG (Wohnungseigentumsgesetz) folgt klaren Regeln. Wer die kennt, kann sie ohne Anwalt und ohne externen Verwalter durchführen. Und: Es gibt keine Mindestgröße für eine ordentliche Versammlung. Eine 3-Einheiten-WEG hat die gleichen Rechte und Pflichten wie eine mit 9 Einheiten.
Warum die erste Versammlung besonders wichtig ist
In der ersten Versammlung legt ihr die Grundlage für alles Weitere. Ihr wählt den Beirat (Verwaltungsbeirat), beschließt das Budget für das Wirtschaftsjahr und legt fest, wie Entscheidungen künftig getroffen werden. Was hier versäumt wird, muss später aufgeholt werden, oft mit einer extra Versammlung und dem dazugehörigen Aufwand.
Eine typische 5-Einheiten-WEG, die sich neu selbst verwaltet, braucht in der ersten Versammlung mindestens diese Beschlüsse: Beiratswahl, Wirtschaftsplan, Haushaltshöhe. Wer eine davon vergisst, steht in 2 Monaten vor einem Problem.
Tipp 1: Einladung rechtzeitig verschicken
Das WEG-Gesetz verlangt eine Einladungsfrist von mindestens 3 Wochen (§24 Abs. 4 WEG). Rechnet vom Versammlungsdatum rückwärts und plant den Versand. Zu früh ist kein Problem. Zu spät macht alle Beschlüsse anfechtbar.
In der Einladung müssen stehen:
- Ort und Zeit der Versammlung (vollständige Adresse)
- Vollständige Tagesordnung mit allen Punkten
- Unterlagen zu anstehenden Beschlüssen (Wirtschaftsplan, Angebote)
- Hinweis, ob eine zweite Versammlung einberufen wird, falls die erste nicht beschlussfähig ist
Verschickt die Einladung schriftlich. Per E-Mail reicht, wenn alle Eigentümer dem per Beschluss oder einzeln zugestimmt haben. Sonst gilt Briefpost. Im Zweifel: beides. Das kostet eine Briefmarke und verhindert Anfechtung.
Tipp 2: Eine klare Tagesordnung erstellen
Die Tagesordnung ist das Rückgrat der Versammlung. Nur was auf der Tagesordnung steht, kann beschlossen werden. Nachrücker sind grundsätzlich nicht möglich, außer alle Eigentümer sind anwesend und einverstanden.
Eine typische Tagesordnung für die erste WEG-Versammlung:
- Begrüßung und Feststellung der Beschlussfähigkeit
- Wahl des Versammlungsleiters und des Protokollführers
- Wahl des Beirats
- Verabschiedung des Wirtschaftsplans
- Beschluss über die Hausgeldvorauszahlung
- Verschiedenes (nur für Informationen, keine Beschlüsse)
Haltet die Tagesordnung fokussiert. Jeder zusätzliche Beschlusspunkt verlängert die Versammlung und erhöht das Konfliktpotenzial. Was nicht dringend ist, gehört in die nächste Versammlung oder ins Umlaufverfahren.
Tipp 3: Beschlussfähigkeit im Vorfeld klären
Tipp: Tragt vor der Versammlung alle MEA aus der Teilungserklärung in eine Liste ein und berechnet die 50%-Schwelle. Dann könnt ihr zu Beginn in 2 Minuten prüfen, ob die Versammlung beschlussfähig ist.
Eine WEG-Versammlung ist beschlussfähig, wenn mehr als die Hälfte der Miteigentumsanteile (MEA) vertreten sind, entweder persönlich oder per Vollmacht (§25 Abs. 3 WEG). Prüft das zu Beginn der Versammlung.
Vorarbeit: Tragt alle MEA aus der Teilungserklärung zusammen, bevor die Versammlung beginnt. In einer 4-Einheiten-WEG mit gleichmäßiger Aufteilung zu je 1.000 MEA braucht ihr Eigentümer mit mindestens 2.001 MEA im Raum.
Was tun, wenn die Versammlung nicht beschlussfähig ist? Ihr könnt eine zweite Versammlung einberufen. Diese ist beschlussfähig, egal wie viele Eigentümer erscheinen, wenn ihr in der ursprünglichen Einladung darauf hingewiesen habt. Macht das. Dieser Hinweis kostet nichts und rettet euch eine Menge Aufwand.
Tipp 4: Alles protokollieren
Das Protokoll ist das wichtigste Dokument der Versammlung. Es hält fest, was beschlossen wurde, wer abgestimmt hat und mit welchem Ergebnis. Ohne ordentliches Protokoll können Beschlüsse angefochten werden, und das auch Monate später noch.
Benennt vor der Versammlung einen Protokollführer. Das muss nicht der Beiratsvorsitzende sein. Eine ruhige, schreibgewandte Person reicht. Was ein gutes Protokoll enthalten muss und wie ihr ein Beschlussbuch führt, erklärt der Artikel Protokolle: Beschlüsse sauber dokumentieren.
Mindestinhalt für das Protokoll:
- Datum, Uhrzeit, Ort
- Liste der anwesenden Eigentümer mit MEA
- Feststellung der Beschlussfähigkeit (ja/nein + Begründung)
- Alle Beschlüsse im Wortlaut mit Abstimmungsergebnis (Ja/Nein/Enthaltung)
- Unterschriften von Versammlungsleiter und mindestens einem Eigentümer
Schickt das Protokoll innerhalb von 2 Wochen an alle Eigentümer, auch an die, die nicht erschienen sind. Die Anfechtungsfrist von 1 Monat beginnt mit Zugang des Protokolls.
Tipp 5: Vollmachten ermöglichen und Abwesenheit einplanen
Nicht jeder Eigentümer kann oder will an jeder Versammlung teilnehmen. Das ist normal. In einer 8-Einheiten-WEG wohnt oft jemand in einer anderen Stadt oder ist beruflich verhindert.
Stellt eine Vollmachtsvorlage bereit und schickt sie mit der Einladung. Die Vorlage sollte klären: Wer darf bevollmächtigt werden? Üblicherweise andere Eigentümer, Angehörige oder der Beiratsvorsitzende. Ein bevollmächtigter Dritter ist nur zulässig, wenn die Gemeinschaftsordnung das erlaubt oder die Eigentümer das beschlossen haben.
Für Entscheidungen zwischen zwei Versammlungen gibt es außerdem das Umlaufverfahren: alle Eigentümer stimmen schriftlich ab, ohne sich zu versammeln. Wie das genau funktioniert, erklärt der Artikel Online-Abstimmungen: Digitale Beschlussfassung in der WEG.
Häufige Fehler bei der ersten Eigentümerversammlung
| Fehler | Folge | Lösung |
|---|---|---|
| TOPs zu vage formuliert | Beschlüsse anfechtbar | Jeden Punkt explizit ausformulieren |
| Abstimmungsmodus unklar | Falsches Stimmrecht angewandt | Gemeinschaftsordnung vorher prüfen |
| Kein Wirtschaftsplan | Keine Grundlage für Hausgeld | Wirtschaftsplan als Pflicht-TOP einplanen |
| Protokoll zu spät | Anfechtungsfrist läuft nicht an | Protokoll innerhalb von 2 Wochen versenden |
Tagesordnungspunkte zu vage formulieren. "Verschiedenes" ist kein Tagesordnungspunkt für Beschlüsse. Wer etwas beschließen will, muss es explizit auf die Tagesordnung setzen.
Abstimmungsmodus nicht klären. Gilt das Kopfprinzip (ein Eigentümer, eine Stimme) oder das Wertprinzip (Stimmgewicht nach MEA)? Der Standard nach §25 WEG ist das Kopfprinzip, es sei denn, die Gemeinschaftsordnung sieht etwas anderes vor. Klärt das vor der Abstimmung.
Kein Wirtschaftsplan beschlossen. Ohne gültigen Wirtschaftsplan habt ihr keine Grundlage, Hausgeld einzufordern. Das ist eine der ersten Aufgaben.
Protokoll wird wochen- oder monatelang verzögert. Das Protokoll muss schnell raus. Beschlüsse gelten als angefochten, bis die Frist abgelaufen ist. Diese Frist beginnt mit Zugang des Protokolls.
Fazit
Die erste Eigentümerversammlung klingt komplizierter als sie ist. Mit rechtzeitiger Einladung, klarer Tagesordnung, geklärterten Vollmachten und ordentlichem Protokoll läuft sie rund. Ihr braucht keinen externen Verwalter. Ihr braucht Vorbereitung, diesen Artikel und idealerweise ein Werkzeug, das euch dabei unterstützt.
Wie ihr ein Protokoll in WEGly erstellt, zeigt der Hilfe-Artikel Protokoll erstellen. Für digitale Abstimmungen zwischen Versammlungen erklärt Online-Abstimmung erstellen die Schritte. Alle Kommunikations- und Beschlussfunktionen findet ihr auf der Funktionen-Seite.
WEGly-Tipp: In WEGly könnt ihr Einladungen direkt aus dem Workspace versenden, Protokolle mit Vorlagen erstellen und Beschlüsse automatisch ins Beschlussbuch eintragen. Jetzt ausprobieren →
André Köbel
Gründer & Geschäftsführer
Entwickler und WEG-Eigentümer mit 3 Einheiten. Hat WEGly aus eigener Frustration mit der Verwaltung entwickelt.
