TL;DR: Eine selbstverwaltete WEG hat pro Jahr wenige feste Pflichttermine: Jahresabrechnung, Wirtschaftsplan und mindestens eine Eigentümerversammlung. Wer sie auf 4 Quartale verteilt, vermeidet Stress im Frühjahr und Streit um Zahlen.
Warum kleine WEGs jedes Jahr dieselben Fristen reißen
Ihr seid 5 Eigentümer, ihr zahlt zusammen 1.500 EUR Hausgeld im Monat. Im März fragt jemand: "Wann machen wir eigentlich die Abrechnung?" Im Juni fällt auf, dass die Versammlung noch fehlt. Im Dezember merkt ihr, dass der Gebäudeversicherer zum Jahresende kündbar gewesen wäre.
Das Muster ist immer gleich. Keine der Aufgaben ist schwer, aber niemand ist offiziell zuständig. Ohne Verwalter liegt die Verwaltung bei euch. Dieser Artikel zeigt die Verwaltungs- und Finanztermine. Für Heizung, Dach und Dachrinnen gibt es den Wartungs-Saisonplan. Hier geht es um Zahlen, Beschlüsse und Papier.
Die 3 festen Pflichten im Jahr
Das WEG-Gesetz kennt drei Dinge, die jedes Jahr anfallen. Wir haben § 24 und § 28 WEG auf gesetze-im-internet.de gelesen.
| Pflicht | Was das Gesetz sagt | Norm |
|---|---|---|
| Eigentümerversammlung | Mindestens einmal im Jahr einberufen. Ohne Verwalter darf der Beiratsvorsitzende, sein Vertreter oder ein per Beschluss bevollmächtigter Eigentümer einladen. | § 24 Abs. 1 und 3 WEG |
| Wirtschaftsplan | Für jedes Kalenderjahr: voraussichtliche Einnahmen und Ausgaben. Die Eigentümer beschließen die Vorschüsse (Hausgeld) und die Rücklagen. | § 28 Abs. 1 WEG |
| Jahresabrechnung | Nach Jahresende: tatsächliche Einnahmen und Ausgaben. Die Eigentümer beschließen Nachschüsse oder angepasste Vorschüsse. | § 28 Abs. 2 WEG |
Dazu kommt der Vermögensbericht nach § 28 Abs. 4 WEG. Er zeigt den Stand der Rücklagen und das wesentliche Gemeinschaftsvermögen, und jeder Eigentümer bekommt ihn. Für eine kleine WEG reicht dafür eine Seite.
Hinweis: Das ist keine Rechtsberatung. Wer die Aufgaben des Verwalters übernimmt und wie das in eurer Gemeinschaftsordnung geregelt ist, klärt ihr am besten schriftlich per Beschluss.
Das WEG-Jahr in 4 Quartalen
Der Kalender unten geht vom Kalenderjahr aus. Termine wie die Versammlung dürft ihr verschieben, die Reihenfolge bleibt sinnvoll.
Q1 (Januar bis März): Abrechnung vorbereiten
- Kontostände zum 31.12. sichern. Kontoauszug von Hausgeld- und Rücklagenkonto sofort ausdrucken oder als PDF speichern.
- Belege sammeln und prüfen. Jede Ausgabe braucht einen Beleg. Fehlt einer, jetzt nachfordern, nicht im Juni.
- Abrechnung nach Schlüssel erstellen. Wie ihr Kosten verteilt, steht in der Teilungserklärung.
- Entwurf an alle Eigentümer schicken. Wer vorab Fragen klären kann, spart Zeit in der Versammlung.
Q2 (April bis Juni): Versammlung abhalten
Die Einladung geht in Textform raus, in der Regel mit mindestens 3 Wochen Vorlauf (§ 24 Abs. 4 WEG, Ausnahme: besonders eilige Fälle). Auf die Tagesordnung gehören Jahresabrechnung, Wirtschaftsplan fürs laufende Jahr, Rücklage, Versicherung und offene Instandhaltung. Beschlüsse laufen über die Mehrheitsregeln. Nach der Sitzung folgt das Protokoll, es wird unverzüglich erstellt und unterschrieben (§ 24 Abs. 6 WEG).
Q3 (Juli bis September): Beschlüsse umsetzen
Jetzt zählt, was in der Versammlung herauskam. Wer beauftragt welche Firma? Wer meldet die Versicherung um? Wer ändert die Daueraufträge für das neue Hausgeld? Jeder Beschluss bekommt einen Namen und ein Datum. Außerdem gehört der Beschluss in die Beschluss-Sammlung (§ 24 Abs. 7 und 8 WEG). Ohne Verwalter führt sie der Versammlungsleiter, sofern die Eigentümer niemand anderen bestimmen.
Q4 (Oktober bis Dezember): Planung fürs nächste Jahr
Im Herbst holt ihr Angebote für geplante Arbeiten ein und prüft eure Versicherungen. Meist laufen Gebäude-, Haftpflicht- und Leitungswasserverträge ein Jahr oder länger und sind nur zu bestimmten Terminen kündbar. Schaut in die Police, wann ihr kündigen könnt, und notiert den Termin für das nächste Jahr. Im Dezember entwerft ihr den Wirtschaftsplan und prüft den Rücklagenstand.
Versicherungen und Rücklage: die zwei Dauerbrenner
Versicherungen. Prüft einmal pro Jahr, ob Versicherungssumme und Leistungen noch zum Haus passen. Ein Anbau, ein neues Dach oder eine Photovoltaikanlage verändern den Wert. Fragt den Versicherer, was abgedeckt ist, und lasst euch Vergleichsangebote geben. Entscheiden müsst ihr gemeinsam per Beschluss.
Rücklage. Die Rücklage wird im Wirtschaftsplan mitbeschlossen (§ 28 Abs. 1 WEG). Prüft jährlich, ob die Höhe zu euren geplanten Arbeiten passt. Ein Beispiel: Bei 4 Einheiten und einem Dach, das in 8 Jahren 24.000 EUR kosten wird, fehlen pro Jahr 3.000 EUR im Topf. Wie ihr die Höhe herleitet, steht in Erhaltungsrücklage verstehen.
Typische Fehler
- Abrechnung ohne Beschluss verschicken. Ein Entwurf ist noch keine Abrechnung. Erst der Beschluss macht Nachschüsse und neue Vorschüsse verbindlich.
- Kein Verantwortlicher. Wenn "wir alle" zuständig sind, kümmert sich niemand. Legt pro Aufgabe einen Namen fest.
- Versammlung ausfallen lassen. In einer kleinen WEG wirkt sie überflüssig, ist aber gesetzlich vorgesehen und gibt euch die Beschlussgrundlage.
- Daueraufträge vergessen. Nach einem neuen Wirtschaftsplan stimmt das Hausgeld nicht mehr, bis alle ihren Dauerauftrag angepasst haben.
Fazit
Das WEG-Jahr hat ein festes Gerüst: Zahlen im Frühjahr, Versammlung zur Jahresmitte, Umsetzung im Sommer, Planung im Herbst. Wer die Termine einmal in einen gemeinsamen Kalender einträgt und jedem eine Aufgabe gibt, braucht keinen Verwalter, um den Überblick zu behalten.
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Christian Lang
Gründer & Geschäftsführer
Unternehmer und WEG-Eigentümer mit 4 Einheiten. Verantwortet Strategie und Geschäftsentwicklung bei WEGly.
