In diesem Artikel erfahren Sie, wie die Dokumentensuche und Versionierung in WEGly funktionieren.
So funktioniert's
Dokumente suchen
- Navigieren Sie zu Dokumente in der Seitenleiste.
- Klicken Sie in das Suchfeld Dokumente durchsuchen oben auf der Seite.
- Geben Sie einen Suchbegriff ein, z.B. den Dateinamen oder ein Schlagwort.
- Die Dokumentenliste filtert sich in Echtzeit.
Die Suche durchsucht Dateinamen und Tags der Dokumente.
Dokumente im Browser öffnen
Klicken Sie auf ein Dokument in der Liste, um es direkt in WEGly zu öffnen. PDF-Dateien werden in einer Vorschau angezeigt. Bilder (JPG, PNG) öffnen sich in der Vollansicht.
Dokument herunterladen
Öffnen Sie ein Dokument und klicken Sie auf Herunterladen. Die Datei wird in Ihren Standard-Download-Ordner gespeichert.
Versionierung
Wenn Sie ein Dokument aktualisieren möchten (z.B. eine neue Version des Wirtschaftsplans), laden Sie die neue Datei in denselben Ordner hoch. WEGly speichert beide Versionen.
So rufen Sie eine ältere Version ab:
- Klicken Sie auf das Dokument.
- Im Detailbereich sehen Sie die Versionshistorie mit Datum und Autor.
- Klicken Sie auf eine ältere Version, um sie herunterzuladen.
Tipps
- Benennen Sie Dokumente mit Datum, z.B. "Jahresabrechnung-2024.pdf". Das erleichtert die Suche und macht die Versionshistorie lesbarer.
- Nutzen Sie Tags beim Upload, um Dokumente besser auffindbar zu machen.
- Die Vorschau funktioniert direkt im Browser. Kein separates Programm nötig.
Häufige Fragen
Werden alte Versionen automatisch gelöscht? Nein. Alle Versionen bleiben dauerhaft gespeichert und sind jederzeit abrufbar.
Kann ich einen Dateinamen nachträglich ändern? Administratoren können den Dateinamen eines Dokuments über Bearbeiten im Dokument-Detailbereich ändern.