In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie in der Detailansicht einer Buchung nachlesen, wer sie wann erfasst oder geändert hat. Das hilft, wenn mehrere Personen am Kassenbuch arbeiten und später jemand fragt, woher ein Betrag oder ein Beleg stammt.
So funktioniert's
- Navigieren Sie zu Finanzen in der Seitenleiste.
- Scrollen Sie zur Liste Transaktionen und klicken Sie auf die Zeile der gewünschten Buchung. Es öffnet sich die Detailansicht, zum Beispiel mit dem Titel "Ausgabe: 145,00 €".
- Scrollen Sie im Dialog nach unten. Unter Datum, Erfasst von, Erstellt am und Zuletzt geändert finden Sie den Bereich Aktivitäten.
Jeder Eintrag nennt die handelnde Person und darunter Datum und Uhrzeit. Der neueste Eintrag steht oben, der älteste unten. Bei längeren Verläufen hat der Bereich eine eigene Bildlaufleiste. Scrollen Sie dort, um die älteren Einträge zu sehen.
Welche Einträge erscheinen
In den getesteten Buchungen erschienen vier Arten von Einträgen:
- "hat die Transaktion erfasst": Die Buchung wurde angelegt. Dieser Eintrag steht ganz unten.
- "hat die Transaktion aktualisiert": Jemand hat Angaben im Dialog Transaktion bearbeiten gespeichert, etwa die Beschreibung. Der Eintrag nennt nicht, welches Feld sich geändert hat.
- "hat einen Beleg hinzugefügt": Ein Beleg wurde in der Detailansicht hochgeladen.
- "hat den Beleg entfernt": Der Beleg wurde über das Papierkorb-Symbol im Bereich Beleg gelöst.
Die Kostenaufteilung sehen Sie weiterhin im Bereich Kostenaufteilung der Detailansicht. Im Verlauf der geprüften Beispielbuchungen erschien dazu kein eigener Eintrag.
Ein Beispiel
Sie präzisieren die Beschreibung einer Buchung und laden danach die Rechnung hoch. Im Verlauf stehen dann nacheinander "hat die Transaktion erfasst", "hat die Transaktion aktualisiert" und "hat einen Beleg hinzugefügt", jeweils mit Ihrem Namen und der Uhrzeit.
Tipps
- Öffnen Sie den Verlauf, bevor Sie eine Buchung korrigieren. So sehen Sie, ob bereits jemand daran gearbeitet hat, und vermeiden doppelte Änderungen.
- Nutzen Sie den Verlauf bei Rückfragen des Beirats oder vor der Jahresabrechnung. Sie können dann belegen, wann ein Beleg ergänzt wurde und wer die Buchung angelegt hat. Eine rechtliche Bewertung ersetzt der Verlauf nicht.
- Ergänzen Sie Belege direkt in der Detailansicht. Dann steht der Zeitpunkt im Verlauf und die Buchung trägt in der Liste das Kennzeichen Beleg.
- Der Verlauf zeigt, dass etwas geändert wurde. Alte und neue Werte zeigt er nicht. Halten Sie wichtige Gründe für eine Korrektur deshalb in der Beschreibung fest.
Häufige Fragen
Zeigt der Verlauf, welchen Betrag jemand geändert hat? Nein. Der Eintrag lautet "hat die Transaktion aktualisiert" und nennt weder Feld noch alten Wert. Für Änderungen am Betrag lohnt sich ein kurzer Hinweis in der Beschreibung.
Wo ändere ich eine Buchung selbst? Das Bearbeiten und Löschen erklärt der Artikel Transaktion bearbeiten oder löschen. Dort lesen Sie auch, wie Sie einen Beleg entfernen.
Gibt es einen solchen Verlauf auch für Aufgaben? Ja, Aufgaben haben einen eigenen Bereich Aktivitäten. Er protokolliert andere Ereignisse, etwa Statuswechsel. Mehr dazu im Artikel Aktivitäten einer Aufgabe nachverfolgen.
Was bedeuten die Felder Erstellt am und Zuletzt geändert? Sie zeigen das Erfassungsdatum und die letzte Änderung der Buchung. Den Überblick über Konten und Kennzahlen finden Sie im Artikel Kassenbuch verstehen.